|
При вивченні процесів інформаційного забезпечення менедж-менту доводиться зустрічатися з такими термінами: «система», «структура системи», «елементи системи», «системний підхід», «об’єкт управління», «інформаційні системи», «інформаційне за-безпечення» тощо.
Практика свідчить, що лише системна обробка одноразово зі-браної вірогідної первинної інформації, яка характеризує передо-всім виробничо-господарські та інші процеси і явища на об’єкті управління, разом з іншими видами інформації при вирішенні всього комплексу проблем дає відчутний виграш.
Термін «система» (system) використовується в широкому плані і тлумачиться по-різному. Найпоширеніше тлумачення цього терміна таке: під системою розуміють єдність, що склада-ється з численних взаємопов’язаних і (в ряді випадків) взаємоза-лежних частин (елементів), кожна з яких додає дещо конкретне до унікальних характеристик цілого. Тобто йдеться про систему як сукупність окремих частин, що становить єдине ціле, спрямо-ване на досягнення однієї мети. При цьому кількість елементів, що утворюють систему, та зв’язків між ними не уточнюється, оскільки таке уточнення може призвести до суперечки, подібної тій, яку вели стародавні філософи: скільки складених разом каме¬нів становлять купу.
Вилучення якоїсь частини системи інколи порушує властивості її цілісності, тобто єдності, а згадана мета, характерна для всієї сукупності складових частин системи, не завжди може бути досягнена.
Структура системи визначається розміщенням і взаємо-зв’язками її елементів або частин при виконанні їхніх функцій. Звичайно, згадана структура залежить від величини системи та її складності. Величина системи характеризується не лише кількіс-тю її елементів, а й зв’язками між ними. Щодо складності, то во-на визначається різноманітністю, неоднорідністю властивостей елементів та різною якістю зв’язків між ними (прямі, зворотні, нейтральні тощо).
При дослідженні соціально-економічної чи організаційної си-стеми важливо встановити загальні зв’язки між її елементами. Науковою основою для раціонального або ефективного управ-ління тією чи іншою системою є системний підхід.
Системний підхід — це сукупність методологічних принципів і положень, що дають змогу всебічно розглядати систему як одне ціле з узгодженим функціонуванням усіх її елементів.
Системний підхід до створення інформаційної системи — це комплексне вивчення об’єкта управління як одного цілого з ро-зумінням частин його як цілеспрямованих підсистем і вивчення цих підсистем та взаємовідносин між ними. В цьому разі об’єкт управління розглядається як сукупність взаємопов’язаних елеме-нтів однієї складової динамічної системи, що перебуває в стані постійних змін під впливом багатьох внутрішніх і зовнішніх фак-торів (змінностей), пов’язаних процесами перетворення вхідного набору ресурсів в інші вихідні ресурси.
Складові елементи системи, наприклад, об’єкта управління називаються іноді підсистемами. Ці підсистеми в ряді випадків відіграють роль самостійних систем нижчого рівня. Такий під-хід передбачає:
• вивчення кожного елемента підсистеми в його взаємозв’язку і взаємодії з іншими елементами підсистеми;
• дає змогу спостерігати зміни, що відбуваються в системі як результат зміни її основних елементів підсистем;
• виявляти специфічні системні властивості, робити об-ґрунтовані припущення щодо закономірностей розвитку системи та визначати оптимальний режим її функціонування.
При цьому менеджер, який приймає управлінські рішення, має аналізувати взаємозв’язки частин об’єкта управління (його внут-рішні змінності), об’єкта управління в цілому і зовнішнього щодо нього середовища (зовнішні змінності), а також пам’ятати, що кожне його рішення так чи так впливає на всі аспекти об’єкта управління. За цих умов набуває чинності ситуаційний підхід (contіngency approach), тобто концепція, яка стверджує, що опти-мальне рішення є функція факторів середовища в самому об’єкті управління (внутрішні змінності) і навколишнього середовища (зовнішні змінності). Тобто йдеться про конкретні прийоми та концепції з визначеними конкретними ситуаціями для досягнення мети (з урахуванням усіх факторів) з найбільшим виграшем.
Системному підходу притаманні такі основні принципи:
• кінцевої мети — абсолютний пріоритет кінцевої (глобальної) мети;
• єдності — розгляд системи як цілого, так і сукупності елеме-нтів;
• зв’язності — розгляд будь-якої частини разом з її зв’язками з оточенням;
• модульної побудови — корисно виділяти модулі в системі та розглядати її як сукупність модулів;
• ієрархії — корисно вводити ієрархію елементів і (чи) їх ран-жування;
• функціональності — спільний розгляд структури та функцій з пріоритетом функцій над структурою;
• розвитку — врахування змін системи, її здатність до розвит-ку, розширення, зміни елементів, накопичення інформації;
• децентралізації — поєднання рішень, які приймаються, та керування централізацією і децентралізацією;
• невизначеності — врахування невизначеностей та випадко-востей у системі.
Системний підхід часом називають комплексним, що є не зо-всім правильно. Його характерними ознаками є:
• одночасне розроблення великої кількості задач;
• максимальна типізація та стандартизація рішень, що прий-маються;
• багатоаспектне уявлення про структуру інформаційної сис-теми як про систему, що складається з кількох груп компонентів, та відносна автономна їх розробка;
• ключова роль баз даних;
• локальне впровадження та збільшення функціональних за-дач.
У методологічному відношенні системний підхід базується на ідеях цілісності, цілеспрямованості, організованості об’єктів управління, їхній внутрішній активності та динамізмі.
В соціально-економічних системах, до яких структурно вхо-дять різноманітні об’єкти управління різних рівнів, регулярно збільшуються обсяги інформації, яка використовується в проце-сах управління. Ця інформація дискретна й переважно збирається та обробляється за допомогою інформаційної та електронної обчислювальної техніки. Отож з цих позицій і розглядатимемо інформаційні системи.
Інформаційна система — це сукупність різноманітних взає-мопов’язаних або взаємозалежних усебічних відомостей про стан об’єкта управління та процеси, що відбуваються на ньому і які виражені в показниках і інших інформаційних сукупностях, зібраних та оброблених за допомогою технічних (інформаційних і обчислювальних) засобів за визначеною методикою та заданих алгоритмах, і які відповідають вимогам керівної системи при її впливі на керовану.
Для розв’язання проблеми спільного використання інформа-ційної системи різними користувачами створюється інформацій-не забезпечення.
Під інформаційним забезпеченням розуміють сукупність форм документів різних видів призначення, нормативної бази та реалізованих рішень щодо обсягів, розміщення і форм існування інформації, яка використовується в інформаційній системі під час її функціонування на об’єкті управління (ГОСТ 34.003-90. «АС. Термины и определения»).
Основні вимоги до інформаційного забезпечення (ГОСТ 24.104-85 «Автоматизированные системы управления. Общие требования») такі:
• інформаційне забезпечення має бути достатнім для викорис-тання всіх функцій інформаційної системи, які автоматизуються;
• для кодування інформації, що використовується як на об’єкті управління, так і на вищому рівні, необхідно використовувати погоджені класифікатори, які в них є;
• інформаційне забезпечення даної інформаційної системи має бути поєднане з інформаційним забезпеченням інших систем, з якими воно взаємодіє;
• форми документів і відеокадрів, які вводяться системою, мають відповідати вимогам стандартів, технічним характеристи-кам терміналів, а також погодженні з замовником;
• сукупність інформаційних масивів організується у вигляді бази даних на машинних носіях;
• інші вимоги.
Загальноприйнятої класифікації інформаційних систем поки що не існує. Проте їх можна класифікувати за різними ознаками:
• за рівнем або сферою діяльності — державні; територіальні або регіональні; міжгалузеві; галузеві або відомчі; об’єднань, фірм, підприємств або установ; технологічних процесів тощо;
• за рівнем автоматизації процесів управління — автоматизо-ваного збирання й обробки інформації; інформаційно-пошукові; інформаційно-довідкові; об’єктивного інформаційного забезпе-чення менеджменту (керівників і фахівців); системи забезпечення прийняття рішень або підтримки прийняття рішень; інтелектуа-льні системи;
• за ступенем централізації обробки інформації — централізо-вані, децентралізовані та змішані інформаційні системи, інфор-маційні системи колективного використання;
• за ступенем інтеграції функцій — багаторівневі з інтеграцією за рівнями управління (підприємство — об’єднання, об’єднан-ня — галузь і т.ін.), багаторівневі з інтеграцією за рівнями плану-вання; однорівневі інформаційні системи.
Інформаційна система, що характеризує внутрішній стан і процеси, які відбуваються на об’єкті управління, та його зовніш-нє середовище, а також є моделлю цього об’єкта — це система автоматизованого збирання й обробки інформації. Вона є осно-вою для організації системи об’єктивного інформаційного забез-печення менеджменту.
Щоб на об’єкті управління функціонувала система об’єктив-ного інформаційного забезпечення менеджменту, розробляється механізм або інструмент об’єктивного інформування менедже-рів, складовими якого є методика, спеціальна інформація та спе-ціальне програмне забезпечення.
З цих позицій і розглядатимемо інформаційну систему, яка має назву об’єктивного інформаційного забезпечення менедж-менту.
|