|
Оперативність і якість управлінських рішень, що приймають-ся менеджерами різних рівнів, істотно залежать від своєчасного забезпечення процесу конкретного управління об’єктивно необ-хідною і вірогідною інформацією, яка характеризує процеси та явища, що відбуваються на тому чи тому об’єкті управління.
Від рівня об’єкта управління, поставленої мети і т. ін. зале-жать методи й засоби збирання первинної інформації. На об’єкті управління вищого рівня (коли йдеться, наприклад, про управ-ління галуззю виробництва) використовується зведена інформа-ція, що надходить від об’єктів управління нижчого рівня (напри-клад, від об’єднань або підприємств). На рівні управління ком-плексною бригадою чи ділянкою використовується первинна інформація, яка збирається в ритмі виробництва і характеризує виробничі операції. Часом її зводять на цьому самому рівні у по-вному складі ознак. При цьому ритм виробництва встановлюєть-ся в кожному конкретному випадку, для конкретного процесу, об’єкта інформації, а також виду інформації.
Технологія в системі автоматизованого збирання й обробки інформації, як уже зазначалося, починається з одноразового ви-мірювання первинної інформації, що характеризує переважно ти-пові й масові (багато разів повторювані) процеси та явища, які відбуваються у виробничо-господарській та іншій діяльності об’єкта управління та його складових ланках. Ця інформація фік-сується в ПЕОМ і негайно обробляється за розробленими алгоритмами, а потім використовується менеджерами і фахівцями для виконання їхніх посадових функцій. Для централізованої обробки і зведення по об’єкту управління в цілому зазначену інформацію збирають каналами зв’язку на централізовані ПЕОМ (сервер).
Ефективність системи автоматизованого збирання й обробки інформації насамперед залежить від застосовуваних методів і засобів з вимірювання, фіксування й передавання інформації на обробку, а також від своєчасної обробки її і передавання корис-тувачам різних рівнів. Практика свідчить, що традиційні методи збирання інформації не забезпечують оперативності та якості управління через те, що надто багато часу і завелика частка ру-чної праці витрачаються на таке збирання. Наприклад, пошире-ний варіант формування фактичної інформації у вигляді пер-винного документа, який заповнюється вручну, а потім оброб-ляється за допомогою ЕОМ, має ряд відомих недоліків. Зібрана таким чином (із великим запізненням) інформація після її обро-бки може бути використана лише для бухгалтерського обліку та складання зведеної звітності. Що ж до інформації, потрібної для оперативного управління виробництвом, то її збирають іншими (паралельно з зазначеними) способами, що ґрунтуються, як пра-вило, не на документованій основі, й через це вона менш вірогі-дна.
Описана ситуація пояснюється тим, що затримка первинної інформації до її обробки на ЕОМ трапляється тому що, як пока-зує аналіз цих процесів, доводиться дуже довго документально (юридично) оформляти первинні документи, на яких ґрунтується бухгалтерський облік, а також надто недосконалі способи пере-давання цих документів на обробку.
Аби первинна (один раз зібрана) інформація, що характеризує фактичні процеси та явища, які відбуваються на об’єктах управ-ління, після обробки її на ПЕОМ використовувалася управлінсь-ким персоналом не лише для обліку, аналізу та складання уста-новленої звітності, а й для вироблення відповідних конкретних рішень у різних режимах (оперативному, поточному тощо), пот-рібно організувати в ритмі виробництва автоматизоване збиран-ня первинної інформації для її наступної автоматичної обробки на ПЕОМ у такому самому режимі: рівню обробки інформації має відповідати такий же рівень збирання цієї інформації. В ін-шому разі буде неефективно використовувати ПЕОМ.
Автоматизоване збирання єдиної первинної інформації в рит-мі виробництва може бути здійснене, наприклад, за допомогою персональних ЕОМ, використовуваних як АРМ на основі так званого бездокументного методу з наступним підтвердженням переданої на обробку інформації первинними документами чи такими, що їх замінюють (наприклад, щоденні нагромаджувальні відомості). Технологія формування й оформлення в ритмі вироб-ництва первинних показників, що характеризують масові проце-си чи явища, впроваджуватиметься автоматизовано завдяки по-передньому створенню бібліотеки описаних форм первинних і вихідних (результатних) документів, що видаються на екран або на паперовий носій, а також масивів з умовно-постійною (довід-ковою, нормативною, плановою, договірною і т. ін.), а іноді й ро-зрахунковою інформацією.
Відомі два основні способи організації технології автомати-зованого збирання масової (за типовими формами) єдиної первинної інформації в ритмі виробництва:
• з попереднім автоматичним формуванням документа-заго-товки (форма документа, заповнена умовно-постійною інформа-цією) на екрані ПЕОМ та друкуванням цього документа-за-готовки на паперовому носії (фактична інформація вноситься до нього і на екран додатково);
• з наступним друкуванням первинного документа (або такого, що його замінює) на паперовому носії, форма якого спочатку
автоматично формується і повністю заповнюється умовно-пос-тійною, а потім і фактичною інформацією на екрані ПЕОМ.
Перший спосіб характеризується тим, що спочатку з бібліоте-ки описаних форм на екран ПЕОМ видається форма первинного документа, в яку автоматизовано з бази даних вписується відпо-відно умовно-постійна чи розрахункова інформація. Заповнена таким чином форма перетворюється на документ-заготовку. Ця заготовка за допомогою принтера друкується на папері в потріб-ній кількості примірників, які передаються далі за призначенням. У міру того як здійснюється виробничо-господарська чи інша операція, фактична інформація про цю операцію проставляється від руки на папері у відповідну графу цієї форми. Водночас цю інформацію також записують (за допомогою клавіатури) у відпо-відну графу цієї форми, що є на екрані ПЕОМ. Водночас вся сфо-рмована таким чином інформація первинного документа, включаючи конкретний запис, автоматично вводиться до пам’яті ПЕОМ і стає надбанням (завдяки каналам зв’язку) відповідних користувачів. Процес триває до повного заповнення форми первинного документа фактичною інформацією.
Отже, первинний документ, складений у цей спосіб, створю-ється, так би мовити, в два кроки: спершу готується документ-заготовка на папері, а потім остаточно складається первинний документ. Таким способом складається багаторядковий лімітний (лімітно-забірний) документ-заготовка для видачі зі складу мате-ріальних цінностей до цехової комори, маршрутно-технологічна документація (листок чи картка), що використовується у вироб-ництві і під час поопераційного обліку виготовлюваної партії де-талей або виробів і т.ін.
Другий спосіб характеризується тим, що з бібліотеки описаних форм на екран ПЕОМ, яка використовується також як АРМ, видається форма відповідного первинного документа. Ця форма, завдяки серії багаторівневого меню, автоматизовано заповнюється відповідною умовно-постійною інформацією, що міститься в базі даних. Потім за допомогою клавіатури ПЕОМ у відповідних графах і рядках цієї екранної форми проставляються фактичні (кількісні та ін.) дані. Після перевірки правильності введених на екранну форму даних, принтер автоматично друкує на паперовому носії повний первинний документ. Уведені в пам’ять ПЕОМ дані можуть відразу ж використовуватися (завдяки каналам зв’яз¬ку) відповідними користувачами. У такий спосіб складаються первинні документи на матеріальні цінності, що надійшли від постачальників на склад підприємства (багаторядковий прибутковий ордер, акт про приймання матеріалів тощо); при видаванні готової продукції зі складів для реалізації (накази, накази-нак¬ладні, платіжні вимоги) тощо.
Отже, за цим методом формування первинного документа відбувається його повна побудова спочатку на екрані ПЕОМ, а потім і фіксація на паперовому носії.
Переваги зазначених способів автоматизованого збирання фактичної інформації і формування первинних документів оче-видні: вони не трудомісткі, оперативні, прості за виконанням тощо.
Автоматизація збирання первинної інформації дає змогу орга-нізувати її обробку як в оперативному, так і в поточному режи-мах.
Оперативна обробка на ПЕОМ первинної інформації, зібраної в ритмі виробництва, полягає в перетворенні цієї інформації за спеціально розробленими для цих цілей алгоритмами відразу після введення її в пам’ять ПЕОМ. Результати обробки звичайно видаються (відповідно до регламентуючої інформації) на екран ПЕОМ, установленої на робочому місці користувача-фахівця, менеджера, іншого керівника, і використовуються для спостереження та контролю за виробництвом, коригування оперативних планів, проведення оперативного аналізу процесів та явищ, які відбуваються у виробничо-господарській та іншій діяльності об’єкта з подальшим виробленням і прийняттям управлінських рішень тощо. Себто ця інформація призначена здебільшого для оперативного управління та економічного аналізу.
Поточна обробка первинної (фактичної) інформації полягає в тому, що вона спочатку збирається, накопичується (а часом і первинно обробляється) та групується (разом з умовно-постійною інформацією) з подальшою обробкою за типовими алгоритмами. Далі інформація видається на паперові носії у вигляді документограм (таблиць) або й на екран ПЕОМ, установленої на робочому місці користувача. Використовується ця інформація як бухгалтерські зведення (документи) і довідки, а також для заповнення установлених форм бухгалтерської та статистичної звітності за різні періоди часу, проведення комплексного економічного аналізу виробничо-госпо¬дарської та іншої діяльності як об’єкта управління в цілому, так і його складових. Отже, ця інформація використовується для госпо-дарського обліку, складання звітності та інших поточних справ.
Первинна інформація за немасовими операціями може збира-тися традиційними способами, якщо автоматизація цих процесів не є ефективною.
Ринкові відносини значно розширили операції з обміну різною інформацією між об’єктами управління. Проте застосування до-сягнень науково-технічного прогресу в практиці обміну — ком-п’ютеризація процесів і безпаперова інформаційна технологія, мережі тощо — значно прискорили процеси цього обміну: технологічна операція з обміну інформаційними повідомленнями між об’єктами управління відбувається за кілька хвилин. При цьому зберігається надійність передавання, вірогідність інформації тощо.
Це стосується насамперед підприємств-партнерів, що здійснюють розрахункові операції, які вони проводять через банківські установи. Розрахунки, що здійснюються через фінансово-розрахун¬кову електрону комерційну мережу, значно прискорюються, вдосконалюються обліково-розрахункові операції та контроль за ними.
Але щоб користуватися цією мережею, яка вже набула знач-ного поширення на підприємствах і в банківських установах, по-трібно виконати комплекс відомих підготовчих операцій, пов’я-заних з такими розрахунками.
Розглянуті щойно методи автоматизованого збирання вірогід-ної фактичної інформації в ритмі виробництва для її подальшої обробки на ПЕОМ використовуються на об’єкті управління на різ¬них ділянках:
• при обліку виробітку робітників-відрядників, у тому числі при поопераційному обліку руху деталей та готових виробів у виробництві;
• при обліку надходження матеріальних цінностей на склади;
• при обліку заготовлення матеріальних цінностей;
• при обліку лімітного видавання матеріалів і купованих ком-плектуючих елементів зі складів цехам;
• при обліку виготовлення готової продукції цехами та її від-вантаженні покупцям і т. ін.
Крім того, аналогічні методи застосовуються також під час ви¬конання розглянутих процедур автоматизації розрахункових операцій між постачальниками та покупцями через банківські установи (електронні розрахунки), під час збирання інформації про об’єкти зовнішнього середовища тощо.
Розглянемо деякі методи автоматизованого збирання первин-ної інформації.
Облік виробітку робітників-відрядників. Передумовою ав-томатизованого збирання цієї інформації є попередня підготовка форм маршрутно-технологічних документів (масив бібліотеки описаних типових форм первинних документів) і масиву поопе-раційних маршрутів технологічного процесу виготовлення дета-лей або збірки складальних з’єднань. Крім того, на виробництві, де виникає і збирається інформація, установлюється ПЕОМ для використання її як АРМ оформлювача-користувача (майстра, бригадира, контролера та ін.).
Зауважимо, що коли в зазначеному поопераційному масиві буде відсутня розцінкова, довідкова та інша потрібна (для пода-льших розрахунків) інформація, то потрібно мати ще й ці відпо-відні масиви з такою інформацією.
На першому етапі з використанням щойно згаданих масивів відбувається формування на екрані ПЕОМ форми-заготовки, на-приклад, маршрутно-технологічного листка на виготовлення партії деталей. Кількість деталей у партії, її номер та інші постійні показники «шапки» типової форми вводяться за допомогою клавіатури. Підготовлена таким чином форма-заготовка фіксується в масиві оперативних документів-заготовок, а потім за допомогою принтера друкується на папері. Така заготовка на папері маршрут¬но-технологічного листка супроводжує весь технологічний процес повного виготовлення цієї партії деталей від першої до останньої (передача цих деталей до комори на зберігання або до іншого цеху) операції.
На другому етапі, після виконання виробничої операції робіт-ником та її прийняття, оформлювач-приймач (майстер) вручну заповнює відповідні графи рядка цієї операції у паперовій формі-заготовці маршрутно-технологічного листка фактичними показ-никами, що характеризують виконану виробничу операцію. Це табельний номер, число, дані про брак тощо.
На третьому етапі цей оформлювач з масиву оперативних до-кументів-заготовок на екран ПЕОМ викликає потрібну частину форми-заготовки маршрутно-технологічного листка з потрібною технологічною операцією (форма 3.1, спрощена) і вписує за до-помогою клавіатури у відповідну графу даної технологічної опе-рації зазначені щойно (у паперовій формі) фактичні дані. Про це в паперовій формі документа робиться відповідна позначка. Кон-троль за правильністю введення фактичної інформації в ПЕОМ виконує оформлювач-приймач. Зафіксована на екрані інформація надходить у пам’ять ПЕОМ, де формується в оперативний масив обліку виробітки робітників-відрядників. Процес повторюється до повного заповнення маршрутно-технологічного листка.
Зафіксована в такий спосіб фактична інформація, вірогідна і документально оформлена у ритмі виробництва, може бути від-разу оброблена за відповідними алгоритмами (розрахована сума заробітку, визначений нормативний час і т.ін.), передана разом з іншою (наприклад, плановою) інформацією (каналами зв’язку чи дискетою) на ПЕОМ інших користувачів і використана, по-перше, для вироблення та прийняття управлінського рішення при оперативно-виробничому управлінні, коригування вироб-ничих програм тощо; по-друге, в господарському обліку для на-рахування і накопичення заробітної плати робітникам-відряд-никам, поопераційного обліку деталей, обліку незавершеного виробництва тощо.
Оскільки останній рядок — технологічна операція маршрут-но-технологічного листка — характеризує передачу партії пов-ністю готових деталей до комори чи іншого цеху, то ніяких ін-ших документів для оформлення цієї передачі не слід вико-ристовувати. Це годиться також і в тому разі, коли обробка партії деталей у поточному місяці не буде закінчена і триватиме в наступному. В цих випадках роль первинних документів на передачу їх з одного місця (цеху) до іншого (цеху чи комори) виконують екрани ПЕОМ, установлені на різних робочих місцях користувачів.
Маршрутно-технологічний листок після закриття (закінчення всіх операцій технологічного процесу) та остаточного його офо-рмлення далі використовується у бухгалтерії як первинний доку-мент для контролю за правильністю «бездокументального» вве-дення в пам’ять ПЕОМ фактичної інформації оформлювачем-приймачем (майстером) згідно з установленим порядком.
Форма 3.1, спрощена
МАРШРУТНО-ТЕХНОЛОГІЧНИЙ ЛИСТОК № 1
Місяць — січень 2000 р., замовлення № 7, деталь № ХБ 8667340-1, креслення — № ФУ 816000, партія деталей № 3,
кількість деталей у партії — 100 шт., матеріал — його код і найменування тощо
Цех Операція … Табельний
номер Придатні Брак Дата Приймач (майстер)
кількість вид причина винуватець
1 2 3—7 8 9 10 11 12 13 14 15
18 01 1421 100 3 16
02 1418 100 3 16
10
03 0916 100 4 5
04 0920 100 4 5
05 0911 100 4 5
06 0903 95 5 02 06 0903 4 5
07 0919 95 4 5
08 0901 95 4 5
09 0905 95 4 5
11 99 Цех № 11 95 4 11
Примітка: 1. Показники (курсив) — табельний номер (графа 8), спочатку змінена кількість деталей (графа 9, кількість — 100, 95), дані про брак (графи 10, 11, 12 і 13), спочатку змінені дата (число, графа 14) і приймач (майстер, графа 15) заповнюються в документі від руки, а на екрані — клавіатурою. Заповнює і відповідає за вірогідність даних приймач (майстер). Цифри умовні.
2. В зазначеному документі є 15 граф, які заповнюються 60—65 символами, 10 рядків, а всього 600—650 символів (100%). Фактичною інформацією заповнюється до 80 символів (≈ 12—15%).
Облік надходження матеріальних цінностей на склад. Пе-редумовою автоматизованого збирання цієї інформації є попере-дня підготовка форм прибуткових документів — прибуткових ордерів і актів про приймання матеріалів (масив бібліотеки опи-саних форм документів), а також масивів назв міст (населених пунктів), постачальників, та перелік договірних поставок. Заува-жимо, що в договорі з постачальниками коди матеріальних цін-ностей, а також ціни (крім цін постачальників) зазначаються ті, що діють на підприємстві. Ці коди й ціни потім використовують-ся при обробці фактичних показників. Крім того, на складі мате-ріальних цінностей установлюється ПЕОМ для використання її як АРМ завідувача складу. Формування первинного документа здійснюється в чотири етапи.
Перший етап. На основі супровідного документа (накладної, товаро-транспортної накладної тощо) постачальника матеріаль-них цінностей та з використанням багаторівневого меню корис-тувач (завідувач складу) виконує послідовний пошук повного на-йменування постачальника (назви міста та імені) у масивах назв міст та постачальників. Знайдене ім’я постачальника використо-вується для автоматизованого пошуку відповідного документа-договору з переліком матеріальних цінностей, які постачаються цим партнером, що є в масиві договірних поставок. По¬тім з масиву бібліотеки описаних форм документів викликається на екран ПЕОМ форма потрібного документа. В цю форму автоматично записується (з масиву договірних поставок) повне найменування постачальника, а також перелік (коди і найменування) матеріальних цінностей, їх одиниці вимірювання, а інколи й ціни. Крім того, програмно чи за допомогою клавіатури в цю форму вводяться інші ознаки (номер документа, дата тощо). Ось, таким чином підготовлюється на екрані ПЕОМ заготовка первинного документа.
На другому етапі користувач за допомогою клавіатури вписує у форму, що є на екрані, до відповідних рядків (найменувань) фа-ктичну кількість прийнятих на склад матеріальних цінностей. Не заповнені рядки зазначеним показником з форми стираються ме-тодом редагування. Крім того, користувач після контролю правильності заповненого документа на екрані проставляє свій персональний код у зазначеному місці.
На третьому етапі автоматично (програмно) визначаються су-ми: за кожним рядком (найменуванням матеріалів) множенням фактичної кількості на ціну (підприємства), за всі матеріальні цінності, тобто за документом у цілому.
На четвертому етапі принтером друкується первинний доку-мент або щоденна нагромаджувальна відомість такого самого, як і документ, змісту. Створений документ відповідно оформлюєть-ся і передається за призначенням до бухгалтерії.
Зафіксована таким чином фактична інформація, вірогідна і документально оформлена в ритмі виробництва, формується в оперативний масив прибуткових документів (невідфактуровані поставки), а потім використовується для оперативного управлін-ня (контроль за виконанням договорів на поставку матеріалів), обліку, аналізу тощо. Крім того, ці дані також фіксуються в елек-тронній картці обліку матеріальних цінностей на складі, що є в ПЕОМ (АРМ завідувача складу).
Облік заготовлення матеріальних цінностей. Передумовою автоматизованого збирання цієї інформації є попередня підготов-ка відповідних доповнень до форм (що є в масиві бібліотеки) прибуткових документів — створення додаткової зони, а також формування форм документограм про заготівлю матеріальних цінностей, невідфактуровані поставки, матеріали в дорозі, розра-хунки з постачальниками, виконання договорів на поставки та інші (масив бібліотеки описаних форм документів). Крім того, використовуються раніше створені масиви назв міст, постачаль-ників та договірних поставок, а ПЕОМ використовується як АРМ бухгалтера з обліку матеріальних цінностей.
Формування вихідних документів здійснюється в чотири ета-пи.
На першому етапі користувач-бухгалтер за даними платіжного документа (наприклад, платіжної вимоги), що надійшов від установи банку, а також використовуючи багаторівневе меню здійснює послідовний пошук найменування постачальника у відповідних масивах (як і під час приймання матеріалів на складі). Знай¬дене ім’я постачальника використовується для автоматизованого пошуку відповідного прибуткового ордера, яким оформлено надходження на склад матеріальних цінностей від даного постачальника, в оперативному масиві прибуткових документів (невідфак-туровані поставки). Знайдений відповідний прибутковий документ виводиться на екран. Коли в зазначеному масиві цього документа не виявлено, то на основі даних платіжного документа формується оперативний масив матеріалів у дорозі. Порядок його формування такий, як і оперативного масиву прибуткових документів.
На другому етапі бухгалтер звіряє показники платіжного до-кумента з аналогічними (кількісними) показниками форми при-буткового документа, що є на екрані. Збіг даних бухгалтер під-
тверджує вводом з клавіатури в додаткову зону прибуткового документа таких показників: код виду сплачення, номер платіжного документа, його дата, загальна сума по документу, в тому числі сума за матеріали (у цінах постачальника), сума податку на додану вартість, інші суми (націнка, знижка, за тару тощо), а також свій персональний код.
На третьому етапі формується масив «парних» документів, тобто таких прибуткових документів, у яких заповнена додаткова зона потрібними показниками, взятими з платіжних документів. Такі «парні» документи бувають двох видів: оплачені та не оплачені документи (відрізняються кодом виду сплачення). Зазначені прибуткові документи вилучають з оперативного масиву прибуткових документів (невідфактурованих поставок), і на їх основі формується масив «парних» документів. Прибуткові документи, що залишились у масиві після вилучення «парних» документів, характеризують (на кінець місяця) як невідфактуровані поставки.
На четвертому етапі здійснюється формування й видавання результатної інформації на екран ПЕОМ або на паперовий носій (документограму):
• дані про заготівлю матеріальних цінностей формуються на основі масиву «парних» документів. Вони характеризують ім’я постачальника, номер платіжного документа і його дату, а також загальну суму за документом постачальника, у тому числі суму за матеріальні цінності у цінах постачальника, суми податку на додану вартість, націнки, знижки, за тару та інші суми. Крім того, тут є сума за матеріальні цінності по документу у цінах підприємства, а також автоматично визначається різниця в сумах за матеріальні цінності в цінах постачальника й підприємства. В кінці документа є загальні підсумки зазначених сум і відповідні кореспонденції рахунків;
• дані про невідфактуровані поставки формуються в кінці мі-сяця на основі прибуткових документів, що залишилися в опера-тивному масиві прибуткових документів після вилучення «пар-них». Вони характеризують ім’я постачальника, номер прибутко¬вого документа і його дату, назви матеріальних цінностей (коди і найменування), одиницю вимірювання, ціну, кількість, суму, а також загальну суму по документу. Крім того, зазначається загальний підсумок суми і відповідна кореспонденція рахунків. Ці дані в наступному місяці будуть використані при формуванні «парних» документів;
• дані про матеріали в дорозі формуються в кінці місяця на ос-нові аналогічної назви оперативного масиву. Вони характеризу-ють ім’я постачальника, номер платіжного документа і його дату, назви матеріальних цінностей, одиницю вимірювання, ціну, кількість, суму, а також підсумкову суму за матеріальні цінності, суми податку на додану вартість, націнки, знижки, за тару тощо, загальну суму по документу в цілому. Крім того, є загальні під-сумки зазначених сум і відповідні кореспонденції рахунків. Ці дані в наступному місяці використовуються при формуванні «па-рних» документів;
• дані про розрахунки з постачальниками за матеріальні цінності формуються на основі масиву «парних» документів. Перша їх частина характеризує проведені фактичні розрахунки з постачальниками (відбір даних здійснюється за кодом виду оплати); друга їх частина характеризує неоплачені документи. Частини одинакові за формою, в яку включаються: код виду оплати, ім’я постачальника, номер платіжного документа і його дата, сума по документу. Крім того, є загальна сума й відповідна кореспонденція рахунків. Дані другої частини використовуються в наступному місяці як вхідні сальдо при розрахунках з постачальниками матеріальних цінностей.
Облік лімітного видавання матеріальних цінностей зі скла-ду цехам. Передумовою автоматизованого збирання цієї інфор-мації є підготовка форми лімітно-забірних документів (масив бі-бліотеки описаних форм документів) і оперативного масиву планової потреби матеріальних цінностей для цехів. Цей масив формується при оперативно-виробничому плануванні, коли роз-раховуються показники матеріалів, купованих комплектуючих елементів тощо, які необхідні для виконання місячних (кварталь-них, тижневих) виробничих програм цехами, комплексними бри-гадами й т. ін. Крім того, на складі, який видає матеріальні цінно-сті, і в цехах (коморах), які одержують ці цінності, встановлю-ються ПЕОМ для використання їх як АРМ завідувача складу і комірників.
На першому етапі відбувається формування заготовки багато-рядкового лімітно-забірного документа, який використовується як підстава для наступного видавання матеріальних цінностей зі складу цеху. Надруковані принтером у двох примірниках, заготовки передаються відповідно до складу й цеху (до комплексної бригади тощо), де вони використовуються за призначенням. Сформована заготовка фіксується в масиві оперативних документів-заготовок.
На другому етапі, коли проведене фактичне видавання матеріальних цінностей зі складу до комори цеху в межах установленого ліміту, користувач — завідувач складу — у відповідних рядках і графах паперової форми заготовки цього документа проставляє вручну фактичні показники про видані матеріальні цінності, а підтверджує ці дані своїм підписом комірник (мастер цеху), який одержав ці цінності.
На третьому етапі користувач викликає на екран ПЕОМ з опе-ративного масиву документів-заготовок відповідну частину фор-ми цього документа (потрібну назву матеріалу) і вписує за допо-могою клавіатури в рядок і графу цього матеріалу зазначені щойно (в паперовій формі) фактичні дані (кількість). Величина ліміту, що залишається, визначається автоматично й записується у графі залишку. Про такі введення даних до ПЕОМ у паперово-му документі робиться відповідна відмітка.
Контроль за правильністю введеної інформації виконує сам користувач. Зафіксована на екрані інформація формується в опе-ративний масив виданих матеріальних цінностей зі складу в цехи (комори). Потім ця інформація обробляється за відповідними ал-горитмами з метою одержання сум витрат за матеріали (множен-ням кількості на ціну), передається каналами зв’язку на ПЕОМ інших користувачів (відповідно до регламентації), де використо-вується: для аналізу і вироблення та прийняття управлінських рішень при оперативному управлінні виробництвом та запасами матеріальних цінностей на складі і в коморах; при спостеріганні за забезпеченістю цехів; у господарському обліку тощо. Крім то-го, показники виданих зі складу матеріальних цінностей одноча-сно записуються в підзвіт комірникові цеху (окремий масив у ПЕОМ комірника), а також фіксуються в електронній картці об-ліку матеріальних цінностей на складі.
Документи на паперових носіях, як первинні документи, після закриття та остаточного оформлення передаються до бухгалтерії, де використовуються для контролю за правильністю «бездокументального» введення фактичної інформації до ПЕОМ користувачем.
Облік відвантаження готової продукції покупцям за дого-ворами. Передумовою збирання цієї інформації є попередня під-готовка форм первинних відвантажувальних документів — раху-нків-платіжних вимог, накладних, платіжних вимог тощо (ма¬сив бібліотеки описаних форм документів) і масиву договірних пос-тавок готової продукції покупцям. Крім того, на складі готової продукції встановлюється ПЕОМ для використання її як АРМ за-відувача складу готової продукції.
На першому етапі завідувач складу на ПЕОМ формує форму-заготовку первинного документа про відвантаження готової про-дукції покупцям за договорами. На підставі довідки про підгото-вку готової продукції до відвантаження покупцю чи іншого до-кумента завідувач складу, використовуючи багаторівневе меню, здійснює послідовний пошук щойно викладеним методом повно-го найменування покупця, а також повний перелік договірних ві-двантажувань йому готової продукції (масив договірних поста-вок). Потім з масиву бібліотеки описаних форм документів на екран ПЕОМ викликається відповідна форма первинного доку-мента на відвантаження готової продукції покупцям, наприклад, накладна. В цю форму автоматично й записується (з масиву до-говірних поставок готової продукції) повне найменування покуп-ця, а також перелік готової продукції, одиниця вимірювання й ці-на. Крім того, за допомогою клавіатури до цієї форми вводяться інші ознаки (номер документа, його дата, якщо вони не заносять-ся в цей документ програмно й т. ін.). Таким чином підготовлю-ється на екрані ПЕОМ заготовка накладної на відвантажування готової продукції покупцям за договором.
На другому етапі користувач за допомогою клавіатури вписує (у форму, що на екрані) до відповідних рядків у графу «фактична кількість» показники кількості підготовленої до відвантаження готової продукції. Рядки, не заповнені зазначеним показником, з форми автоматично стираються методом редагування. Потім програмно визначаються суми за кожним рядком (найменуван-ням готової продукції) перемноженням кількості на ціну; підсум-кова сума за всю готову продукцію, інші суми (націнки, скидки тощо), загальна сума, сума податку на додану вартість, загальна сума по документу в цілому.
На третьому етапі принтером друкується первинний документ (накладна) в необхідній кількості примірників. Створені документи відповідно оформляються і передаються за призначенням.
На четвертому етапі формується (за даними накладної) платіжний документ, наприклад, платіжна вимога, також у необхідній кількості примірників, який після відповідного оформлення передається за допомогою ПЕОМ через фінансово-розрахункову електронну комп’ютерну мережу або кур’єрським способом до установи банку для оплати покупцем відвантаженої готової продукції.
Сформована в такий спосіб вірогідна і документально оформ-лена фактична інформація фіксується в пам’яті ПЕОМ, що є на складі, тобто — в оперативний масив відвантаженої готової про-дукції покупцям, який використовується для: оперативного управління (контроль за виконанням договорів на відвантаження продукції), господарського обліку готової продукції та розрахун-ків з покупцями на АРМ відповідного бухгалтера, для відбиття відвантаженої кількості відповідної продукції покупцям в елект-ронній картці обліку готової продукції на складі тощо.
Облік розрахункових операцій між постачальниками й по-купцями через банківські установи. Розглянемо технологію (в скороченому викладі) безготівкового розрахунку (електронний розрахунок) між зазначеними об’єктами при безпаперовій техно-логії, наприклад, за відвантажену готову продукцію, оформлену відповідним платіжним документом (платіжною вимогою) через банківську установу (порядок формування цих документів розг-лянуто раніше).
Заповнена форма платіжної вимоги підприємства-постачаль-ника, виведена на екран ПЕОМ, передається через фінансово-розрахункову електронну мережу до банку, що обслуговує цього постачальника. Право вести діалог з банком, тобто передавати таку інформацію, надається довіреному фахівцеві й оформлюєть-ся наказом по підприємству, який погоджується з банком (анало-гічно оформленню права підписання розрахункових документів через банк). Платіжна вимога, яка надійшла до екрана ПЕОМ ба-нку, приймається до виконання, про що підприємству-поста-чальнику може сповіщатися у формі стандартної відповіді (хто й коли прийняв — години і дата, інші встановлені дані). Потім ця екранна платіжна вимога аналогічним способом передається до банку, що обслуговує підприємство-покупця, яке, в свою чергу, так само передає її на екран ПЕОМ підприємства-покупця. Підт-вердження купівлі і згода (акцепт) на оплату підприємство-поку-пець надсилає в зворотному порядку до свого банку, а цей банк іншому банку й підприємству-постачальнику. Згідно з цим здійс-нюються й безготівкові операції.
Отже, розрахунки виконуються банком у реальному часі за-вдяки електронній пошті. Обмін інформацією в цьому разі здійс-нюється за такою схемою: постачальник — банку, що його об-слуговує, і зворотне підтвердження щодо одержаної інформації; банк постачальника — банку покупця і зворотне підтвердження щодо одержаної інформації; банк покупця — покупцеві і зворот-не підтвердження щодо одержаної інформації; згода покупця на оплату — передача цієї згоди банку та зворотне підтвердження щодо одержаної інформації; банк покупця — банку постачальни-ка про переказ коштів і зворотне підтвердження щодо одержаної інформації; банк постачальника — постачальникові про зараху-вання йому грошей і зворотне підтвердження щодо одержаної інформації. В окремих випадках зворотне підтвердження може не здійснюватися.
Усі операції на пунктах приймання — передачі інформації протоколюються на ЕОМ автоматично, а дані прийнятих доку-ментів також автоматично обробляються за розробленою (на да-ному об’єкті) методикою.
Розглянута методика організації електронних розрахунків при безпаперовій технології на прикладі безготівкових обліково-роз-рахункових операцій за готову продукцію, як на підприємствах-партнерах, так і в банках, які їх обслуговують з використанням сучасної обчислювальної, інформаційної техніки і каналів зв’я-зку, дає змогу досягти значного зиску від її застосування. До того ж, значно прискорюються обліково-розрахункові операції між підприємствами-партнерами, підвищуються точність і вірогідність даних. Водночас при такій технології первинний облік усіх операцій, що виконуються в зазначених об’єктах управління, а також бухгалтерські операції за цим видом розрахунків здійснюються автоматично, за заздалегідь розробленими алгоритмами.
Збирання інформації про об’єкти управління зовнішнього середовища. Збирання комерційної чи іншої інформації про об’єкти зовнішнього середовища (фірми тощо) здійснює служба маркетингу за визначеною технологією, використовуючи центра-лізовану ПЕОМ (сервер) для зв’язків з зовнішнім середовищем.
Одержана в такий спосіб комерційна чи інша інформація фор-мується у відповідні масиви, ідентифікується як елемент того чи іншого об’єкта управління, а тоді вже використовується для ін-формування всіх керівників і фахівців, відповідно до регламен-туючої інформації.
В інших випадках, коли інформація записана в довідниках, проспектах, каталогах, газетах, журналах та на інших паперових носіях, необхідні дані переносять до ПЕОМ за допомогою скане-ра чи клавіатури. Необхідну інформацію можна перенести до ПЕОМ також і з дискети.
Безпаперова інформаційна технологія принесе також значний зиск, коли її використовувати при передаванні звітних даних об’єкта управління до вищої за субординацією, територіальної та інших установ; при формуванні заявок на потребу в робочій силі через державні служби (центри) зайнятості тощо.
Тож описані деякі автоматизовані способи збирання фактич-ної інформації, що базуються на використанні сучасних ПЕОМ і інформаційної техніки, каналів зв’язку і мереж, та безпаперової інформаційної технології, дають змогу значно спростити й авто-матизувати облікові, розрахункові та інші операції, знизити тру-домісткість їх виконання, значно піднести оперативне забезпе-чення менеджерів усіх рівнів об’єктивно необхідною інфор-мацією, яка потрібна для вироблення, прийняття рішень та контролю за їх виконанням, а також підняти культуру й ефектив-ність управління в цілому. При цьому, в усіх зазначених проце-сах використовується спільна фактична інформація, яка збира-ється в ритмі виробництва автоматизовано з єдиних джерел.
|