|
Організація об’єктивного інформаційного забезпечення мене-джменту пов’язана з розробкою механізму інформування мене-джерів і фахівців різних рівнів на об’єкті управління. Серцевиною цього механізму є регламентуюча інформація, яка, як зазна-чалося вище, визначає перелік і параметри об’єктивно необхід-них показників, що використовують менеджери і фахівці при ви-робленні й прийнятті управлінських рішень.
Регламентуюча інформація є тим механізмом або диспетчером у системі об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту, за допомогою якого здійснюється автоматичне (ознака критерії втручання) чи автоматизоване (ознака в який строк) інформування необхідними вірогідними відомостями всіх менеджерів і фахівців об’єкта управління.
Формалізація делегованих повноважень і розроблених на їх основі посадових прав, функціональних обов’язків і установлен-ня переліків і параметрів об’єктивно необхідних показників для їх виконання здійснюється через визначення об’єктів інформації (про що інформувати користувачів), а також елементів цих об’єк¬тів. Елементи об’єкта інформації використовуються як ознаки групування (код структурних підрозділів, категорій персоналу, професій, табельні номери, коди номенклатурних номерів матеріалів, готових виробів тощо), за яких формується вихідна інформація. Ці ознаки у вихідній формі (зона елементи об’єкта інформації) розміщуються по низхідній — убувають зліва направо, тоді як дані й підсумки по них розміщуються, як правило, по висхідній — зростають зліва направо.
Формування регламентуючої інформації — важливий етап в організації системи об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту. На цьому етапі необхідно вирішити такі питання:
• визначення ієрархії рівнів менеджерів, тобто осіб (кому надавати інформацію), які приймають управлінські рішення;
• установлення об’єктів інформації (про що надавати інформа-цію) — груп інформаційних сукупностей, ланок тощо, якими треба керувати (втручатися в їхню дію), чи мати про них об’єктивну й вірогідну інформацію.
При цьому, по кожному об’єкту потрібне:
• визначення (розрахунок) моментів оперативного втручання — критеріїв втручання в основний (типовий) процес, що відбувається на кожному об’єкті інформації, яким треба керува-ти;
• визначення номера форми (за якою структурою), в якій передаватиметься вихідна інформація керівникові, тобто в повному складі (форма з повною структурою), у вигляді фактичних відхилень (форма з короткою структурою), чи у вигляді довідки або загальних відомостей (форма з довідковою структурою);
• визначення виду носія, на якому передаватиметься менедже-рові потрібна інформація (на екран ПЕОМ, папері тощо);
• визначення поточного часу чи періодів, коли інша (не типо-ва) інформація має передаватися менеджерові (в який строк).
На процес формування регламентуючої інформації та її склад має відповідний вплив сфера діяльності об’єкта управління. Ві-домо, що існує два основні (з погляду виробництва) типи сфер діяльності: об’єкти, які належать до виробничих (промислові під-приємства, об’єднання тощо) структур, і об’єкти, які належать до невиробничих або управлінських (банки, комерційні заклади, установи й т. ін.) структур. На об’єктах, що належать до виробничих структур, окремі елементи регламентуючої інформації, наприклад, критерії втручання, мають інші структури й параметри, ніж на об’єктах невиробничих структур. Тобто виробничих структур стосується насамперед така інформація, яка виражається системою економічних показників — даними, що обробляються, порівнюються, аналізуються тощо за допомогою ПЕОМ. Така інформація є динамічною і переважно цифровою чи літерно-цифровою.
Регламентуюча інформація використовується в системі об’єк-тивного інформаційного забезпечення менеджменту як своєрід-ний механізм або диспетчер, який автоматично (за ознакою кри-терії втручання) чи автоматизовано (за ознакою в який строк) направляє менеджерові більшу частину необхідної релевантної інформації. Для того, щоб вона виконувала цю роль, необхідно спершу сформувати таблицю аналогічної назви (табл. 5.1) за від-повідною формою і на зазначену дату, а потім дані цієї таблиці перенести на магнітний носій і створити інформаційний масив регламентуючої інформації для ПЕОМ.
Таблиця 5.1
ТАБЛИЦЯ РЕГЛАМЕНТУЮЧОЇ ІНФОРМАЦІЇ
за станом на _______________
Кому Про що (об’єкти інформації)
Код Посада Прізвище,
ім’я та
по батько-ві Код і назва об’єкта інформа-ції: __________________ … І так далі
ПЕОМ Струк-турного
підрозді-лу критерії втру-
чання номер
фор-ми вид
носія у який
строк
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
У таблиці регламентуючої інформації є дві взаємозв’язані зо-ни: кому і про що надаватиметься інформація.
Насамперед у таблиці формується зона, у графах якої розмі-щуються дані, які означають кому має надходити об’єктивно не-обхідна інформація. Перед тим, як заповнити цю зону, треба ви-значити ієрархію рівнів менеджерів, які несуть пряму і опосеред-ко¬вану (непряму) відповідальність за процеси та явища, що мають місце на даному об’єкті управління, а також наділені тими чи іншими повноваженнями і мірою відповідальності за прийняті або неприйняті управлінські рішення — іншими словами, треба відповідним чином розподілити (провести ранжирування) менеджерів усіх рівнів за визначеними критеріями або посадами. Наприклад, менеджером найвищого рівня на підприємстві або в установі є директор або начальник, другого рівня — його заступ-ник і т. д.
Зона кому повинна надходити інформація в таблиці розміщу-ється по вертикалі (рядками) і має такі графи: рівень менеджера та його порядковий номер або код ПЕОМ; код структурного під-розділу; назва посади менеджера; його прізвище, ім’я та по бать-кові. В тому разі, коли ПЕОМ використовується як АРМ колекти-вного використання, то заповнюються всі ці графи. Кожен корис-тувач колективного використання АРМ має свій код звукового сигналу. Коли ж ПЕОМ діє як АРМ одного користувача, то може заповнюватися лише одна графа — код ПЕОМ, решта граф — не заповнюються. Реквізити в цій зоні розміщуються рядками, згідно з рівнями (посадами), що їх займають менеджери та фахівці, починаючи з найвищого, на цьому об’єкті управлінця. Структура цієї зони єдина для всіх об’єктів управління обох типів сфер діяльності.
Джерелом інформації, що потрібна для заповнення зазначеної зони, є штатні розклади об’єкта управління — керівний склад і фахівці як об’єкта управління в цілому, так і його структурних підрозділів, та довідка про закріплення ПЕОМ за користувачами.
Зауважимо, що кожен менеджер має автоматично чи автоматизовано забезпечуватися релевантною чи іншою інформацією, яку він використовує не лише в управлінських діях, але і як довідкову, яка йому об’єктивно необхідна для конкретного виконання своїх функціональних обов’язків відповідно до компетенції і наданих повноважень приймати чи не приймати ті чи ті управлінські рішення.
Джерелами необхідної менеджерам і фахівцям різних рівнів інформації, яка має внутрішній характер, є процеси виробничо-господарської та іншої діяльності структур або об’єкта управлін-ня в цілому, наявність (за станом на певну дату) матеріальних, трудових, фінансових та інших ресурсів, діючі різні норми та нормативи, планові розрахунки та прогнози, а також розпорядчі, виконавчі та інші акти, що видаються на даному об’єкті.
Основна зовнішня інформація формується службою маркетингу, як правило, через глобальну комп’ютерну чи інші мережі. Це і ринкові дані про попит і пропозицію готових виробів і послуг, сировину й матеріали, про їхні ціни та якість, стан розрахунків, валютний ринок тощо. Сюди відносять також законодавчі, юридичні та інші акти, що видаються державними, відомчими та регіональними структурами. Джерелами такої інформації є інформаційні центри різних рівнів і призначення, адміністративні і владні структури, біржі, банки, інші зовнішні об’єкти управління тощо (див. п. 7.2).
При формуванні об’єктивно необхідної інформації для мене-джерів і фахівців різних рівнів слід ураховувати внутрішню й зовнішню інформацію, яка міститиме дані про об’єкти, тобто про що названим керівникам потрібно знати.
Дані про ці види об’єктів інформації, якими треба керувати в процесі їхньої діяльності чи мати про них об’єктивну й вірогідну інформацію, розміщуються у відповідній зоні таблиці по гори-зонталі, поруч з попередньою зоною. У цій зоні розміщуються коди і назви об’єктів інформації (про що), приналежних до виробничих або до невиробничих (управлінських) структур.
До видів об’єктів інформації виробничих структур належать насамперед назви таких угруповань об’єктів, що характеризують виробничі процеси, групи операцій, а також назви виробів, ресурсів, розділів кошторисів тощо. Об’єкти інформації, якими користуються менеджери персоналу, наведені в п. 7.3. Ці назви розміщуються в зоні за ступенем важливості. Фактичні дані про ці об’єкти в ряді випадків порівнюються з відповідними плано-вими, нормативними та іншими показниками.
До видів об’єктів інформації невиробничих структур належать згруповані назви видів управлінських робіт або операцій, напрямків діяльності, нормативні чи інші документи, решта видів управлінської діяльності на об’єкті. При цьому фактичні дані цих об’єктів інформації, як правило, не порівнюються з нормативно-плановими чи іншими показниками, бо вони носять довідковий чи юридичний характер.
Зазначимо, що об’єкт інформації для кожного менеджера і фа-хівця, а також величини ознаки критерії втручання визначаються на основі делегованих цьому менеджерові повноважень менеджером вищого рівня відповідальності за доручену справу.
У чотирьох графах зони про що розміщуються такі ознаки: критерії втручання, номер форми, вид носія, в який строк. Ці підлеглі частини є приналежними, з одного боку, до кожного конкретного виду об’єкта інформації, з другого — до кожного конкретного менеджера і фахівця, й мають значення тільки в сукупності з даним видом об’єкта інформації і конкретним користувачем.
Як бачимо, надання інформації менеджерам про стан або процеси, що відбуваються на об’єкті інформації, здійснюється в двох режимах: за ознакою критерії втручання — для основних (типових) процесів і ознаках в який строк для інших (не типових) процесів.
Показники графи критерії втручання (ці показники інколи на-зивають критеріями для прийняття рішень — decіsіon crіterіn, — які означають норми чи нормативи та інші директивні показники, з якими можна співвідносити альтернативні варіанти рішень) ха-рактеризують такі значення, які потребують негайних дій від то-го чи того менеджера щодо того чи іншого об’єкта інформації. Вони по-різному визначаються для об’єктів з виробничою струк-турою і для об’єктів управління з невиробничою (управлінською) структурою.
Відомо що, сучасні комплекси ПЕОМ (АРМ) і розроблені ме-тоди забезпечують збирання й обробку первинної інформації в ритмі виробництва, тобто в часі, який близький до реального. У такому самому ритмі, тобто за критеріями втручання, менедже-ри можуть реально забезпечуватися необхідною результатною інформацією.
Термін «збирання й обробка інформації в ритмі виробництва» означає, що насамперед ідеться про збирання терміново необхідної для управління — оперативної інформації. (В дужках зазначимо, що в умовах функціонування системи автоматизованого збирання й обробки інформації ця оперативно зібрана з єдиного джерела інформація є і вірогідною, й документально оформленою, а тому — вона єдина і має використовуватися не лише для управління, а й для потреб обліку, складання зведеної звітності, аналізу тощо).
Оперативна — це така інформація, яку можна використати в управлінні на одному й тому самому відрізку часу (наприклад, протягом робочої зміни або її частини), протягом якого здійсню-ються зазначені (виробничо-господарські та інші) процеси чи операції. Тобто, інтервал часу, протягом якого інформація зро-бить повний «кругообіг», від її появи до обробки й використання для прийняття управлінського рішення, не повинен перевищува-ти тривалість півзміни чи іншої частини її. Якщо відбувається збій у виробництві в даній зміні, то про нього має знати відповідний менеджер завдяки ознаці критерії втручання, і цей збій має бути виправлений у цій самій зміні. Крім того, зазначений термін може виражати і конкретніші часові параметри. Наприклад, за такий параметр можна взяти інтервал часу, протягом якого здійснюється процедура на об’єкті інформації, для якого встановлений єдиний крок при плануванні, обліку, а іноді й нормуванні.
В цих випадках, тобто при наявності збою, величина якого для кожного менеджера по кожному об’єкту інформації визначається ознакою критерії втручання, інформація такому керівникові надається завдяки цьому показнику.
У зазначеній графі (для об’єктів управління з виробничою структурою) знаходяться показники, що розміщуються на перех-ресті цієї графи об’єкта інформації та кожного рядка рівня мене-джера, і характеризують величини (%) можливих відхилень фак-тичних даних від заданих (планових, нормативних). Ці показники розраховуються заздалегідь (опісля можливе їх коригування) і встановлюються для об’єктів виробничих структур у процентно-му відношенні, як відхилення в допустимих межах (від і до). При цьому ці показники встановлюються для кожного конкретного менеджера, згідно з мірою його відповідальності, по конкретному об’єкту інформації, яким потрібно керувати. Так, найменше відхилення, наприклад, до 1% за першою групою виробів, відноситься до менеджера найнижчого ступеня ієрархії. Інтервали відхилень у менеджерів одного рівня по одному і тому самому об’єкту інформації можуть коливатися залежно від особи менеджера, його організа-ційних здібностей тощо. З підвищенням рівня менеджерів критерій втручання набуває більшого значення.
Для об’єктів з невиробничими (управлінськими) структурами як показники цієї графи можуть використовуватись різні показни-ки. Наприклад, якщо той чи інший менеджер має втручатися або знати стан таких об’єктів інформації, то замість відносної величини (%) в цій графі ставиться слово «так». Це означатиме, що цьому менеджерові необхідно видавати інформацію про даний об’єкт в строки, які визначені графою в який строк.
Для менеджерів чимале значення має — за якою структурою (повною, короткою чи довідковою формою) та за яким номером форми надходитиме та чи інша вихідна інформація. Тому необ-хідно форму вихідної інформації, як і вид носія та в який строк, з кожного об’єкта погоджувати з відповідним користувачем.
Відомо, що коли виробничі процеси, господарські та інші операції виконуються згідно з установленими (раніш заданими чи іншим чином визначеними) параметрами (оперативно-виробничими планами, змінними завданнями, нормативними чи іншими положеннями тощо), і збоїв не відбувається, то управлін-ські впливи на ці процеси та операції не роблять. Тому й інфор-мація про них менеджерам різних рівнів просто не потрібна, а коли вона і буде їм надходити, то створюватиме інформаційні перевантаження.
Для вироблення й прийняття управлінського рішення, а також для поглибленого аналізу достатньо мати дані, які характеризу-ють конкретні відхилення фактичних показників від заданих па-раметрів по окремому об’єкту інформації та деякі специфічні по-казники: відносну вагу відхилень, причину й винуватця відхилень тощо. Тому доцільніше забезпечувати менеджерів різних рівнів тільки такою інформацією, яка характеризує зазначені вище від-хилення, й передавати їм лише ті позиції чи номенклатури, в яких значаться такі відхилення за номером форми з короткою структурою. Відсутність інформації про решту позицій або номенклатур значитиме, що там відбуваються процеси й операції так, як вони були задані. За такого підходу значно зменшуються обсяги (і це за наявності елементів аналізу) інформації, які менеджери справді зможуть переробити й осмислити. В окремих випадках може бути передбачена постійна видача інформації за формою з повною структурою, про що зазначається в таблиці навпроти менеджерів і тих об’єктів інформації, яких це стосується, поруч з номером форми ставиться позначка «п». В інших випадках у цій графі зазначеної таблиці проставляється лише номер форми, за якою менеджерові надається вихідна інформація за формою з короткою структурою.
У зв’язку з тим, що інформація, яка надходитиме менеджерам невиробничих (управлінських) структур, переважно є довідко-вою, то й вихідна форма цієї інформації має бути довільною (за довідковою структурою). Перелік цих довільних та інших вихідних форм є в бібліотеці описаних форм вихідних документів, а їхні коди проставляються у графі номер форми на перехресті з рядком відповідного керівника.
Забезпечення менеджерів інформацією може здійснюватися на різних носіях — на папері (у вигляді документограми), електрон-но-променевій трубці (у вигляді кадру на екрані ПЕОМ), магніт-ному носії (у вигляді дискети) тощо. Те, на якому конкретному носії (вид носія) має надходити необхідна інформація до мене-джера, залежить від ряду факторів: оперативності надход¬ження, рівня менеджера і місця його знаходження, важливості чи приз-начення інформації, методу чи мети її використання тощо. Однак для менеджерів різних рівнів оперативну інформацію для вироб-лення і прийняття управлінських рішень доцільніше видавати на екрани ПЕОМ, які використовуються як АРМ.
У зв’язку з тим, що надання менеджерам необхідної інформа-ції на папері чи магнітному носії може бути лише винятком, то про це робиться відповідне позначення буквою «п» або «м» у гра¬фі вид носія таблиці регламентуючої інформації для тих об’єктів інформації і менеджерів, яких це стосується. В інших випадках у зазначеній графі ніяких відміток не робиться й інформація видається на екран ПЕОМ. У разі необхідності менеджер має змогу, крім того, одержати додаткову чи іншу інформацію на папері за запитаннями (в режимі консультацій).
Щодо питання, коли забезпечувати менеджерів іншою об’єк-тивною інформацією в інших випадках (у який строк), то це за-лежить від ряду факторів.
Якщо інформація видається менеджерові по даному об’єкту інформації відповідно з ознакою критерії втручання, тобто в ри-тмі виробництва, то про це в графі в який строк позначок не роблять. Їх роблять тільки тоді, коли є відхилення від такого принципу видавання інформації — наприклад, за графіком. Тоді в цій графі проставляється строк (дата, година) надання інформації даному менеджерові за даним об’єктом інформації.
Заповнена в зазначений спосіб таблиця регламентуючої інфо-рмації є основою для формування спеціального масиву регламен-туючої інформації REGLAMІ, що використовується як механізм (диспетчер) для програмного управління процесом надання об’єктивної інформації менеджерам та фахівцям різних рівнів.
До структури спеціального масиву регламентуючої інформа-ції REGLAMІ включають такі основні реквізити:
• код ПЕОМ;
• код структурного підрозділу;
• посада;
• прізвище, ім’я та по батькові;
• код і назва об’єкта інформації;
• критерії втручання;
• номер вихідної форми, яка має надходити менеджерові;
• вид носія, на якому буде видана інформація;
• у який строк надаватиметься інша інформація.
Зазначимо, що:
1) коли ПЕОМ використовується одним користувачем, то рек-візити «код структурного підрозділу», «посада», «прізвище, ім’я та по батькові» можуть не заповнюватися;
2) назва об’єкта інформації при складанні вихідних зведень буде значною мірою деталізована за рахунок додання до нього елементів цього об’єкта. Такими елементами є аналітичні розши-фрування ресурсів тощо, які відносяться до конкретного об’є¬кта, і по яких групується інформація у вихідній формі.
Тож сформована регламентуюча інформація охоплює мене-джерів і фахівців усіх рівнів, усі об’єкти, від яких необхідно одержувати об’єктивну інформацію і якими потрібно управляти. В ній є також розраховані градуйовані критерії втручання мене-джера, в компетенцію якого входить прийняття управлінського рішення відповідно до його делегованих повноважень, посадових прав і функціональних обов’язків, у процеси, які відбуваються на кожному об’єкті інформації. Це означає, що кожен менеджер і фахівець того чи іншого рівня буде забезпечений автоматично (за критерієм втручання) чи автоматизовано (згідно з ознакою в який строк) такою об’єктивно необхідною інформацією про від-хилення (і лише про відхилення), величини яких відповідають мірі його відповідальності, компетенції і делегованим повнова-женням у прийнятті управлінських рішень. В інших випадках ме-неджер зможе одержати додаткову інформацію, яка йому буде потрібна за запитанням, тобто в режимі консультацій.
|