|
Вихідна інформація, яка формується системою об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту персоналу за допомогою механізму інформування зазначеним вище (див. п. 7.3) по¬рядком, в основному повністю забезпечує менеджерів персоналу організацій та установ. Контроль за виконавчою дисципліною менеджерів персо-налу здійснюється в автоматизованому режимі таким чином. Кожного дня реєстратор на ПЕОМ-реєстраторі відбирає з ма-сиву контролюючої інформації KONTRI записи, що характеризу-ють директивні строки виконання (Блок 2), що настають, напри-клад, «завтра». Відібрані таким чином у повному складі записи характеризу-ють виконавців і документи, на які «завтра» повинні надійти варі-анти відповіді на питання, поставлені в цих документах. Сформований робочий масив використовується для складання оперативної вихідної відомості — нагадування виконавцям-менеджерам персоналу про необхідність надання варіантів від-повідей такого-то числа на відповідні документи. У складеній за довідковою структурою формі, яка надається на екран ПЕОМ виконавця, є такі графи, в яких зазначаються: елементи об’єкта інформації — код ПЕОМ, а інколи і структурний підрозділ, посада, прізвище та ініціали виконавця, а також дані про документ — тип документа, його вхідний номер, дата надходження і директивний строк виконання, а інколи і короткий зміст цього документа. Зазначена форма використовується як реєстр розсилання по мережі на кожну ПЕОМ, код якої є в відомості, лише тієї інфо-рмації, що стосується даного виконавця. Ця інформація слугує лише оперативним нагадуванням про наближення строків над-силання варіантів відповіді на одержаний для виконання доку-мент. Крім того, велике значення мають відомості про виконавчу дисципліну менеджерів персоналу за певний період, що скла-даються за структурними підрозділами. В складанні цих відо-мостей використовується масив контролюючої інформації KONTRI. Зведену відомість про виконавчу дисципліну менеджерів пер-соналу, наприклад, по підприємству в цілому в певному періоді складають за формою з повною структурою, у графах якої зазна-чені: елементи об’єкта інформації — посада, прізвище та ініціали виконавця, структурний підрозділ, код ПЕОМ, а також дані про виконавчу дисципліну — тип документа, кількість документів даного типу, які передані на виконання в певний термін, дата надходження документа до виконання, директивний строк виконання, дата фактичного виконання, результат виконання — кількість документів, що виконані вчасно; кількість документів, що виконані з запізненням на 1, 2, 3 і т. д. днів; кількість документів, які не виконані зовсім. Спочатку по кожному документу даного виконавця визнача-ються результати виконання (порівнянням дати фактичного ви-конання з датою — директивним строком виконання) в днях, які можуть бути: рівними нулю, коли виконано вчасно, з запіз-ненням — мінус 1, 2, 3 і т. д. днів, або не виконано зовсім. Потім кількість відповідних документів підраховується за типом документа й зазначається в відповідних графах. Баланс кількості документів визначається таким чином: кількість переданих на виконання документів повинна відповідати такій самій кількості, яка одержана шляхом складання показників у таких графах: виконано вчасно, виконано з запізненням на 1, 2, 3 і т. д. днів, не виконано зовсім. Використовуються зазначені дані при атестації менеджерів персоналу, формуванні якісного складу керівного персоналу й т. ін. При необхідності (наприклад, при атестації) за даними цього ж масиву можна потім одержати аналітичну відомість-розшифровку по кожному виконавцю за певний період. Відомість складається за формою довідкової структури, графи якої мають ті самі назви, що і в журналі контролюючої інформації. Крім зазначених, можна складати зведені відомості про кіль-кість документів, які надійшли до установи, по їх типах за пев-ний період, використовуючи масив журналу реєстрації вхідних документів і листів REGVHOD. У складеній формі за довідковою структурою в графах зазначаються: елементи об’єкта інформації — від кого надійшов і тип документа, а також кількість докумен-тів, що надійшли, по кожному типу і установі, яка направила до-кумент. Якщо додати до зазначеної форми інші показники (директив-ний строк виконання і дату відправлення відповіді на документ), то можна аналізувати виконавчу дисципліну протягом певного періоду по установі в цілому. Складають і інші вихідні форми, за допомогою яких можна аналізувати виконавчу дисципліну менеджерів персоналу за всіма ознаками. Таким чином, викладена технологія повністю забезпечує на-дійний облік службових документів і контроль за їх виконанням менеджерами, яким доручено обробку, розгляд, реагування, виконання тощо цих документів за допомогою ПЕОМ. Як приклад розглянемо складання вихідних документів з ме-тою інформування менеджерів персоналу в комерційних, ощад-них та інших банках. Для складання зведеної відомості про штатну чисельність та наявний склад керівного персоналу по такому-то банку в ці-лому за станом на певну дату, включаючи його філіали, викори-стовують такі дані: • блока 1 масиву штатного розкладу банку SHTAT, включаю-чи його філіали; • блока 1 масиву про наявний склад і прийнятих працівників банку KADR, включаючи його філіали (за станом на певне чис-ло); • спеціальних масивів регламентуючої інформації REGLAMI та бібліотеки описаних форм вихідних документів BIBFORV. Ця форма може складатись за повною (див. форму 1-п в п. 7.2) чи за короткою структурою (форма 8.3). ПЕОМ № 001. Форма 8.3 ЗВЕДЕНІ ВІДОМОСТІ про штатну чисельність та наявний склад керівного персоналу по банку в цілому за станом на певну дату Елементи об’єкта інформації Відхилення Категорія персоналу Посада (професія) Номер філіалу Кількість «плюс»/»мінус» % 1 2 3 4 5
Як бачимо, ця зведена відомість компактна, має невеликий об-сяг інформації, а результатна інформація приведена у вигляді відхилень фактичної чисельності від штатної, тобто вміщує еле-менти аналізу. У цій відомості є підсумки результатної інформації (Кількість і %): по посаді (професії), категорії персоналу і банку в цілому. Зазначимо, що ця зведена відомість може складатися таким чином, що показники елементів об’єкта інформації будуть згруповані в іншій послідовності. Наприклад, на першому плані стоятимуть номери філіалів, а за кожним філіалом — дані про відхилення: за категоріями персоналу і посадою (професією). В іншому варіанті — дані про відхилення будуть згруповані за категоріями персоналу, а за кожною категорією дані щодо кожного філіалу в розрізі посад (професій). Використовують ці зведені відомості для аналізу укомплекто-ваності штату як банку в цілому, так і його філіалів (залежно від розміщення елементів об’єкта інформації). Складають і інші відомості як за повною, так і за короткою та довідковою структурою, використовуючи дані відповідних маси-вів.
|