|
Щоб об’єкт управління не був банкрутом в умовах ринкової економіки, необхідно організувати кваліфіковане керівництво цим об’єктом. Проте оперативне і якісне керівництво, як відомо, залежить не в останню чергу від своєчасного забезпечення менеджерів і фахівців об’єктивно необхідною для цього інформацією.
При системі автоматизованого збирання й обробки інформації на безпаперовій технології створюється (на правах підсистеми) система об’єктивного інформаційного забезпечення менеджмен-ту, в якій діє механізм об’єктивного інформування менеджерів. Завдяки цьому механізму менеджери і фахівці різних рівнів ма-ють змогу своєчасно одержувати об’єктивно необхідну вірогідну релевантну інформацію для аналізу, вироблення і прийняття конкретних управлінських рішень відповідно до повноважень, посадових потреб і прав, які їм делеговані менеджерами вищого рівня.
Інформування менеджерів і фахівців різних рівнів — це про-цес, що здійснюється в ритмі виробництва, при якому вся необ-хідна для виконання повноважень, посадових прав та функціона-льних обов’яз¬ків об’єктивна інформація надходить до того чи іншого менеджера або фахівця згідно з його регламентацією в установлений час і в необхідному (повному чи скороченому) об-сязі. При цьому ця інформація оперативно надходить менеджерові в автоматичному чи автоматизованому режимі переважно на екран його ПЕОМ.
Поняття (термін) «необхідна релевантна інформація» означає такий набір даних, який об’єктивно потрібний посадовій особі (менеджерові чи фахівцеві) для конкретного виконання функціо-нальних обов’язків і здійснення посадових прав у часі та просто-рі. Це є насамперед різні внутрішні довідкові, нормативні, плано-ві та фактичні інформаційні сукупності чи економічні по-казники — набори даних, які ця посадова особа може одержувати від зазначеної системи:
• як у первинному чи згрупованому вигляді, так і у прогнозо-ваних величинах;
• як окремо взяті величини, так і в порівняльній їх сукупності;
• як вибіркові номенклатури, так і в повному їх наборі;
• як у повному складі даних, так і у вигляді відхилень із зазна-ченням відносних величин цих відхилень;
• як про той чи інший процес або явище, так і про їхню певну сукупність по окремій структурній одиниці чи по об’єкту управ-ління в цілому;
• як про стан об’єкта управління чи його структурних одиниць на ту чи іншу дату, так і за той чи інший період часу;
• як у вигляді документограми, так і на екрані ПЕОМ;
• як автоматично (за ознакою критерії втручання), так і авто-матизовано (за ознакою в який строк), або в режимі консультацій (за запитанням) тощо.
Сюди також належить і зовнішня інформація, яка характери-зує законодавчі, директивні та інші нормативні акти, стан ринку й бірж, постачальників і покупців, а також про все пов’язане з зовнішнім середовищем, яке впливає на об’єкт управління.
За допомогою сучасного комплексу обчислювальної та інформаційної техніки цілком можливо видавати користувачам — менеджерам і фахівцям різних рівнів — усі об’єктивно необхідні дані про процеси та явища, які мають місце в зовнішньому середовищі і на об’єктах управління, в зазначених аспектах. Однак у цьому разі можна спостерігати подвійне побоювання. По-перше, коли окремі дані не були передбачені для того чи іншого менеджера, а потреба в них виникла, наприклад, в процесі аналізу подій, що сталися, під час вибору варіанта плану (прогнозу), при прийнятті управлінських рішень тощо. По-друге, в разі великої кількості показників, які можна видавати без жодних обмежень, для менеджерів можуть скластися умови, за яких інформація, що отримується ними, буде настільки великою за обсягом, що її неможливо усвідомити, а потім і використати в управлінні, тобто вона буде непотрібною, бо настане інформаційне перевантаження. Це можна порівняти з тим, коли Золота Антилопа (з відомої індійської казки) буквально закидала ненажерливого Раджа золо-том, від великої кількості якого він ледве не загинув, а потім це золото перетворилося на черепки… Так і користувач може від великої кількості інформації в певному розумінні «загинути» як дієздатний керівник, а інформація перетвориться у непотрібне «череп’я».
Яким же чином найефективніше можна використати експлуа-таційні можливості сучасного комплексу обчислювальної та інформаційної техніки при організації управління й повністю забезпечити менеджерів і фахівців різних рівнів об’єктивно необхідною інформацією, яка їм потрібна для управління?
Якщо подолання першого побоювання пов’язано з низкою ор-ганізаційно-технічних труднощів, то подолання другого можна здійснити таким чином. Кожному менеджерові чи фахівцеві слід визначити чітку регламентацію його дій згідно з наданими повноваженнями, тобто потрібно розробити регламентуючу інформацію.
Роль повноважень, якими наділений той чи той менеджер, має велике значення, бо визначає його персональну відповідальність за доручену справу, нарешті, вказує на його престиж, про що сві-дчить такий історичний приклад.
У період Великої Вітчизняної війни Й. Сталін у своєму грізно-му посланні Президентові США Ф. Рузвельту поставив ряд скла-дних запитань. Отримавши і прочитавши це послання, Пре-зидент потрапив у скрутне становище.
— Коротко кажучи, — зізнався сам собі Рузвельт, — я не знаю, що відповісти Сталіну і в якому тоні.
— Ви бажаєте, щоб я прикинув проект відповіді? — запитав Сем Розенман, помічник Президента, який працював з ним ще з кінця двадцятих років.
— Ні… — по невеликій паузі відповів Рузвельт, — я маю по-думати сам. Зрештою, адже це я отримую сімдесят п’ять тисяч на рік, — додав він з посмішкою. — Одне слово, вибач мене, Сем, але я ще повинен подумати.
(А. Чаковский. Незаконченный портрет // Роман-газета, 1984. — С. 17).
Та повернімося до регламентуючої інформації. Вона розробляється насамперед з урахуванням посадових інструкцій або кваліфікаційних вимог, у яких стисло викладено основні завдання, перелічено навички й уміння, права та обов’язки, що їх мають виконувати конкретні менеджери й фахівці, а також зазначається, якою інформацією мають забезпечуватися ці особи при виконанні своїх посадових прав і функціональних обов’язків.
Регламентуюча інформація — це така інформація, що визна-чає параметри всіх об’єктивно необхідних відомостей (у формалізованому для ПЕОМ вигляді) про делеговані повноваження, посадові права і функціональні обов’язки того чи іншого менеджера або фахівця відповідно з мірою його відповідальності за доручену справу та за прийняття (чи неприйняття) того чи іншого рішення. Ця інформація має визначати, кому і про що (об’єкт інформації або втручання), а по кожному об’єкту — ще і критерії втручання, за яким номером форми (в якому вигляді), вид носія (тобто на чому) і в який строк має надходити інформація для використання у процесі управління. Звичайно, йдеться про принципові положення, а не про не суттєві обов’язки.
Багаторічна вітчизняна практика свідчить, що в жодному до-кументі, який віддзеркалює посадові права і функціональні обо-в’язки менеджерів і фахівців різних рівнів, на превеликий жаль, повністю не розкривається те, що називається регламентуючою інформацією. Тобто в цих документах не визначається те, що для виконання своїх функціональних обов’язків той чи інший мене-джер має одержувати таку-то інформацію, в такий-то час, на такому носії та за такою-то формою. В ринкових відносинах, коли діє контрактна система приймання працівників на роботу, розробка регламентуючої інформації має бути обов’яз¬ковою умовою. Особливо це необхідно зробити в тих випадках, коли на об’єкті управління організується чи діє система автоматизовано-го збирання й обробки інформації на безпаперовій інформаційній технології, і в якій підсистемою значиться об’єктивне інформа-ційне забезпечення менеджменту.
Таким чином, об’єктивне інформування це такий процес, що забезпечує в різних режимах менеджерів та фахівців різних рів-нів об’єктивно необхідною, тобто дійсно потрібною для даного випадку саме такою і в таких обсягах інформацією, що використовується ними при підготовці та прийнятті конкретних управлінських рішень при здійсненні делегованих повноважень і посадових прав, а також виконанні функціональних обов’язків. Таке інформування можливе тоді, коли на об’єкті управління діє система об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту в складі системи автоматизованого збирання й обробки інформації.
|