|
Система об’єктивного інформаційного забезпечення менедж-менту, як і будь-яка інша інформаційна система, включає як складову частину інформаційну базу.
Інформаційна база, яка є сукупністю певним чином організо-ваної, збережуваної та контрольованої інформації, зафіксованої на різних носіях, і що відображає стан і процеси, які відбувають-ся на об’єкті управління та його зовнішньому середовищі, вклю-чає дві частини:
• позамашинну інформаційну базу;
• машинну інформаційну базу.
Позамашинна інформаційна база — це перша (вхідна) частина інформаційної бази системи, яка являє собою сукупність організованої, збережуваної та контрольованої достовірної і точної інформації (вона зафіксована на різних документах-носіях, що безпосередньо сприймаються людиною) і яка відображає стан і процеси, що відбуваються на об’єкті управління та в зовнішньому середовищі, що впливає на цей об’єкт. Така сукупність інформації призначена для формування машинної інформаційної бази.
Машинна інформаційна база — це друга частина інформацій-ної бази системи, що являє собою сукупність інформаційних ма-сивів, сформованих на основі даних позамашинної інформаційної бази, які зберігаються на машинних (магнітних та ін.) носіях та в пам’яті ЕОМ.
Масив — це ідентифікована сукупність примірників (однорід-них записів) логічно пов’язаних між собою даних, які містяться в зовнішній пам’яті (на магнітних та інших носіях чи в пам’яті ЕОМ) і є доступними для програми.
У системі об’єктивного інформаційного забезпечення мене-джменту машинна інформаційна база, до складу якої входить по-вний набір первинних та інших масивів, являє собою інформа-ційну модель об’єкта управління.
Відомо, що донедавна при організації обробки інформації на ЕОМ застосовувався підхід, за якого на основі інформації однієї і тієї самої предметної області (наприклад, матеріальних ресурсів) формувалися масиви лінійної структури.
Недоліком таких масивів, які мають лінійну структуру, є те, що інформація одного й того самого об’єкта управління розосереджується поміж багатьма різними масивами (нормативними, плановими та ін.), що неминуче призводить до дублювання деяких реквізитів, ускладнення під час спільної їх обробки тощо, а головне — не дає змоги реалізувати принцип незалежності даних від прикладних програм користувача. Лінійні масиви, сформовані традиційним способом, ефективні, як правило, з позиції одного застосування.
Розширення експлуатаційних можливостей обчислювальної техніки, поява пристроїв запам’ятовування з безпосереднім (пря-мим) доступом створили передумови для розв’язання проблем незалежності, неузгодженості та надмірності даних, а також сприяли створенню нової концепції організації машинної інформаційної бази — концепції інтеграції даних, що дістала назву автоматизованого банку даних.
Автоматизований банк даних (АБД) — це система інформа-ційних, математичних, програмних, мовних, організаційних і те-хнічних засобів, які необхідні для інтегрованого нагромадження, зберігання, ведення, актуалізації, пошуку і видачі даних користу-вачам.
Основними перевагами організації автоматизованого банку даних щодо інших є:
• багаторазовість використання даних — одні й ті самі дані можуть використовуватися для розв’язування різних взаємо-пов’язаних задач;
• скорочення витрат на створення та введення машинної інфо-рмаційної бази: організація даних у такий спосіб характеризуєть-ся нижчою вартістю створення й меншими витратами на внесен-ня змін до бази, оскільки зміни на фізичному рівні не потребують внесення змін до прикладних програм;
• зменшення надмірності даних. Необхідність розв’язування нових задач забезпечується здебільшого за рахунок наявних ма-сивів у базі даних, а не шляхом створення нових масивів. Дублю-вання даних у базі даних потрібне лише для забезпечення опера-тивності пошуку даних і організації зв’язку між масивами. Таке дублювання не є надмірним;
• швидкість обробки непередбачених запитів. Для обробки та-ких запитів найчастіше не вимагається створення нової програми мовами програмування, оскільки ці процедури виконуються за допомогою спеціальних мовних засобів (мови запитів і мови ге-нерації звітів), які входять до складу системи управління базою даних (СУБД);
• простота і зручність внесення змін за рахунок єдиної системи ведення бази даних, яка підтримується засобами СУБД;
• логічна та фізична незалежність даних від прикладних про-грам.
Автоматизовані бази даних класифікують за різними ознака-ми.
1. За призначенням АБД бувають:
• банки даних для вирішення задач об’єктів управління різ-них сфер діяльності;
• банки даних, що спеціалізуються на окремих специфічних видах діяльності;
• інформаційно-пошукові.
2. За архітектурою обчислювального середовища:
• централізовані;
• розподілені;
• змішані.
3. За видом інформації, що зберігається:
• банки даних;
• банки документів;
• банки знань.
4. За мовою спілкування користувача з базами даних:
• з базовою мовою (відкриті системи);
• з власною мовою (закриті системи).
Зазначимо, що закриті системи, які мають власну мову спілкування, не потребують посередника-програміста для спілкування користувача з базою даних, оскільки самі вони (при відповідній підготовці) зможуть працювати з базою даних.
Складовими компонентами автоматизованого банку даних є:
• база даних;
• система управління базою даних.
База даних — це відповідним чином пойменована, структурована сукупність взаємопов’язаних даних, що характеризують окрему предметну область і перебувають під управлінням СУБД. При цьому дані зберігаються на машинних (магнітних та ін.) носіях, не залежать від прикладних програм і можуть використовуватися багатьма користувачами. Структура бази даних відповідає інформацій¬ній моделі предметної області за станом на кожний даний момент.
Під предметною областю в даному разі розуміють інформа-ційний об’єкт з однорідною інформацією, яка моделюється за до-помогою бази даних і використовується для розв’язування різних взаємопов’язаних задач, що належать переважно до цього об’єкта.
Система управління базою даних (СУБД) забезпечує автома-тичне виконання основних функцій бази даних і включає ком-плекс програмних і певних засобів загального та спеціального приз¬начення, які необхідні для створення та управління базою даних, підтримки її в актуальному стані, підтримки цілісності й захисту даних, маніпулювання даними й організації доступу до них різних користувачів чи прикладних програм в умовах чинної технології обробки даних.
В основі організації бази даних є модель логічного рівня, яка підтримується засобами конкретної СУБД і визначає правила, згідно з якими структуруються дані. Це зовнішній рівень моде-лювання. За допомогою зазначеної моделі подається велика кіль-кість даних і описуються взаємозв’язки між ними. Найпошире-нішими є такі моделі даних: ієрархічна, сіткова, реляційна.
Ієрархічна модель даних будується на основі принципу підпо-рядкованості елементів даних і є деревоподібною структурою, що складається з вузлів (сегментів) і дуг (гілок). Дерево в ієрархічній структурі впорядковане за чинними правилами розміщення його сегментів і гілок: на горішньому рівні перебуває один сегмент — кореневий (вихідний); сегмент другого рівня — породжений — залежить від першого, вихідного; доступ до кожного породженого (крім кореневого) відбувається через його вихідний сегмент; кожен сегмент може мати по кілька примірників конкретних значень елементів даних, а кожен елемент породженого сегмента пов’я¬заний з примірником вихідного і створює один логічний запис; примірник породженого сегмента не може існувати самостійно, тобто без кореневого сегмента; при вилученні примірника кореневого сегмента також вилучаються всі підпорядковані і взаємопов’язані з ним примірники породжених сегментів.
Сіткова модель даних являє собою орієнтований граф з по-йменованими вершинами та дугами. Вершини графа — записи, що є пойменованою сукупністю логічних взаємопов’язаних еле-ментів даних або агрегатів даних. Під агрегатом даних розуміють пойменовану сукупність елементів даних, які є всередині запису. Для кожного типу записів може бути кілька примірників конкретних значень його інформаційних елементів. Два записи, взаємопов’язані дугою, створюють набір даних. Запис, з якого виходить дуга, називається власником набору, а запис, до якого вона спрямована, — членом набору.
Реляційна модель даних являє собою набір двовимірних пла-ских таблиць, що складаються з рядків і стовпців. Первинний документ або лінійний масив являє собою пласку двовимірну таблицю. Така таблиця називається відношенням, кожен стов-пець — атрибутом, сукупність значень одного типу (стовпця) — доменом, а рядка — кортежем. Отже, стовпці таблиці є тради-ційними елементами даних, а рядки — записами. Таблиці (від-ношення) мають імена. Імена присвоюються також і стовпцям таблиці. Кожний кортеж (запис) відношення має ключ. Ключі бувають прості та складні. Простий ключ — це ключ, який складається з одного атомарного атрибута, значення якого уні-кальне (не повторюється). Складний ключ складається з двох і більше атрибутів. Для зв’язків відношень одного з одним у базі даних є зовнішні ключі. Атрибут або комбінація атрибута від-ношення є зовнішнім ключем, якщо він не є основним (первин-ним) ключем цього відношення, але є первинним ключем для іншого відношення.
Внутрішній рівень пов’язаний з фізичним розміщенням даних у пам’яті ЕОМ. На цьому рівні формується фізична модель бази даних, яка містить структури зберігання даних у пам’яті ЕОМ і включає опис форматів записів, їхнє логічне чи фізичне впоряд-кування, розміщення за типами пристроїв, а також характеристи-ки і шляхи доступу до даних. Запит оформляється за певною фо-рмою та охоплює назву даних, період часу, за який потрібні дані, а також структуру та зміст відео- або документограм.
Від параметрів фізичної моделі залежать такі характеристики бази даних: обсяг пам’яті та час реакції системи. Фізичні параме-три бази даних можна змінювати в процесі її експлуатації (не змінюючи при цьому опису інших рівнів) з метою підвищення ефективності функціонування системи.
Для ведення й підтримки бази даних в актуальному стані призначається адміністратор АБД з такими його основними функціями:
• розробка опису бази даних і початкове її завантаження;
• підтримка цілісності бази даних і організація захисту збері-гання даних;
• відновлення бази даних при її пошкодженнях або збоях;
• нагромадження статистики щодо роботи бази даних;
• реорганізація та реструктуризація бази даних згідно зі змі-ною потреб, що виникли на об’єкті управління, та ін.
Якщо використовується персональна ЕОМ, то функції адміні-стратора виконуються користувачем і частково програмістом, який відповідає за супровід даної системи. При цьому користувач відповідає за завантаження бази даних та її підтримку в актуальному стані, програміст — за функції відновлення бази даних у випадках її зруйнування.
Джерелами формування інформаційних масивів баз даних є:
• дані про внутрішній стан і процеси, що відбуваються на да-ному об’єкті управління;
• вибіркові дані про зовнішнє середовище, пов’язані з даним об’єктом управління.
Дані про внутрішній стан і процеси, що відбуваються на об’єкті управління, фіксуються переважно в первинних докуме-нтах. Зміст їх — характеристика виробничо-господарської та іншої діяльності об’єкта. Фрагмент джерел формування інфор-маційних масивів для об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту персоналу розглянуто в п. 7.2. Про деякі методи автоматизації процесів збирання первинної (фактичної) інформації описано в п. 3.3.
Дані про зовнішнє середовище, що формуються службою мар-кетингу і потрібні для організації виробництва на об’єкті управ-ління, вибираються з джерел, які розглянуті в п. 7.2. Крім того, в Україні використовуються також ось такі конкретні інформаційні джерела:
• Комерційні телевізійні і радіогазети. За допомогою цих видань за відповідну плату можна автоматично одержати дані про різні фірми, товари тощо із записом їх на магнітний носій ПЕОМ.
• Інформаційні центри з мережами. Ці центри, які створюють-ся при різних об’єктах управління і в регіонах, мають різноманіт-ні комерційні дані, інформацію про законодавчі, розпорядчі та інші нормативні й правові акти. Зазначена інформація надається користувачам з записом її на магнітний носій ПЕОМ.
• Проспекти й буклети, які видають самі фірми, газети, журна-ли тощо. Вони містять інформацію про фірми, їхній виробничо-торговельний потенціал тощо.
• Торговельно-економічна палата України. Вона має інформа-цію про всі акредитовані при ній фірми, товари тощо.
• Торговельні, фінансові та інші біржі. В них можна одержати інформацію про товари, що продаються й купуються, стан валю-тного ринку тощо.
• Решта джерел інформації, що характеризують стан зовніш-нього середовища.
Наприклад, Інститут проблем реєстрації інформації (ІПРІ) На-ціональної академії наук України розробив і з успіхом запрова-джує на території України Автоматизовану систему масового розповсюдження комп’ютерної інформації (АСМРКІ) каналами телебачення. Практичним упровадженням цієї системи стало створення електронної комп’ютерної газети «ВСЕ-ВСІМ», яка виходить 5 разів на тиждень на каналі Українського телебачення УТ-1. Постачальниками інформації для газети є інформаційні структури Верховної Ради, Адміністрації Президента, Кабінету Міністрів, міністерств і відомств, банків, бірж, інститутів, видав-ництв, підприємств і організацій, а також закордонні банки даних, що надходять через супутниковий зв’язок системи EUTELSAT. Таке інформаційне обслуговування включає органі-заційно-розпо¬рядчі та нормативні документи України різних владних і відомчих структур, технологічні, інженерні та економічні відомості з різних питань тощо, поширювані як каналами телебачення, так і з допомогою машинних носіїв для банків даних, що використовують персональні ІBM-сумісні комп’ютери.
Крім того, інформаційно-аналітичним центром «ЛІГА» роз-роблено інформаційно-пошукову систему «Законодавчі та нор-мативні акти України», яка доповнює щойно згадану систему АСМРКІ і функціонує в Україні для передавання оперативної правової інформації за допомогою модемного зв’язку (мережі RELCOM, BBC) як через телегазету «ВСЕ-ВСІМ» на першому каналі телебачення України, так і через дискети. Юридичні до-кументи подаються до центру відповідними структурами Адмі-ністрації Президента, Кабінету Міністрів, Міністерства юстиції, Головної державної податкової інспекції, Державного митного комітету тощо.
Функціонують також інформаційно-пошукові системи «ПРАВО» при інформаційному центрі Верховної Ради України, «ЮІС» (фірма «Юридичні інформаційні системи») тощо.
Слід згадати також інші джерела інформації, які рекламують фірми й товари, що їх вони виробляють або перепродують. Це довідники типу «Жовті сторінки», газети типу «Бізнес», журнали типу «Кто есть кто на компьютерном рынке Украины» тощо. В них наводяться також адреси фірм, телефони, інша інформація.
Джерелом інформації, яка характеризує міжнародні комер-ційні та інші чинники, є ось що:
• проспекти і каталоги, які публікують самі фірми. У них на-водяться такі основні дані про фірми: їхній правовий статус і структура (за наявності відділень і філій); виробничий і торгове-льний профіль, збутові мережі та клієнтура; баланс доходів і ви-трат, фінансові звіти (про стан кредиторської та дебіторської за-боргованостей, обсяги продажу, обсяги акціонерного капіталу і нарахованих дивідендів тощо); реклама про окремі товари чи групи товарів тощо;
• міжнародні та національні технічні і комерційні довідники. У них фіксуються дані про виробничу й комерційну діяльність фірм, їхню структуру тощо з наданням адрес, телефонів, іншої інформації;
• відомості про кредитоспроможність фірм. Ці дані видаються за відповідну плату різними закордонними кредитними та довід-ковими бюро чи конторами. Наприклад, американська кредитно-довідкова фірма «Dun and Bradstreet, іnc», яка має свої філії та кореспондентів у багатьох країнах світу;
• довідники про керівний склад фірм. Наприклад, книга «WHO’S WHO», яка щорічно видається і в якій є дані не лише про фірми, а й про їхніх керівників (прізвище, посада, освіта, успіхи в бізнесі й т. ін.);
• різні комерційні банки даних та інформаційні банки з комп’ютерною мережею комерційної інформації. Наприклад, ко-мерційно-виробнича фірма «Вычислительний центр коллектив-ного пользования» об’єднання Совинцентр (Російська федера-ція), що входить до міжнародної комп’ютерної мережі комер-ційної інформації «WTC NETWORK» і має змогу підключатися до 160 центрів міжнародної торгівлі й тисяч фірм, розташованих у понад 90 країнах;
• торговельно-виробничі та економічні палати країн. У цих па-латах можна дістати різні дані про акредитовані при них фірми, товари тощо;
• інші джерела інформації про комерційні та інші аспекти.
Особливу інформаційну насиченість несе міжнародна глоба-льна комп’ютерна мережа Internet, яка широко розповсюджу-ється в Україні (див. п. 9.2). Значна частина зазначених та інших джерел інформації розміщується в мережі Internet.
|