|
Як встановлено, в системі автоматизованого збирання й обро-бки інформації важливу роль виконує безпаперова інформаційна технологія.
Безпаперова інформаційна технологія — це така технологія автоматизованого збирання та обробки, зберігання й видачі інфо-рмації, при якій можна своєчасно (у ритмі виробництва) і в пов-ному обсязі (в інформаційному плані) забезпечувати (тобто інформувати) єдиною вірогідною та об’єктивно необхідною, зібра¬ною з одного джерела інформацією всіх користувачів (від робітника до директора) з видаванням її на екрані ПЕОМ, тобто без паперу. При цьому така вірогідна інформація може використовуватися не лише менеджерами при виробленні та прийнятті управлінських рішень, а й фахівцями для бухгалтерського обліку, складання зведеної бухгалтерської та статистичної звітності, аналізу виробничо-господарської та іншої діяльності і т. ін.
Передумовою організації безпаперової інформаційної техно-логії для збирання первинної інформації в ритмі виробництва й забезпечення релевантною інформацією користувачів у такому ж ритмі є наявність комплексів АРМ (технічних працівників, фахі-вців і менеджерів усіх рівнів), які об’єднанні мережею, а також ві-дповідного програмного забезпечення. Інформаційну базу в цьо-му разі складає розподілена база даних з централізованою ПЕОМ (сервер), у якій містяться, крім основних, масиви бібліотеки описаних форм первинних (BIBFORP) і вихідних (BIBFORV) документів, типових листів-заготовок текстів (BIBTEX), а також регламентуючої інформації (REGLAMI).
Створення раціональних технологічних процесів у цих умовах сприятиме ефективному функціонуванню системи в цілому. Крім того, важливе значення має психологічна, теоретична та практична підготовка користувачів, які діятимуть в умовах функціонування безпаперової технології. Це — і подолання психологічного бар’єра користувачів, уміння користуватися ПЕОМ як АРМ і одержаною на екрані вихідною інформацією, а також вести діалог з ПЕОМ, консультантами тощо.
Зазначимо також, що безпаперова технологія може успішно діяти лише за наявності правової основи на такі процеси в обліку, звітності й управлінні в цілому.
Застосування безпаперової технології стало можливим завдя-ки тому, що, з одного боку, з’явилися високоефективні ПЕОМ (які використовуються як АРМ користувачів), об’єднані в лока-льні мережі, а з іншого — було створено розподілені бази даних. Крім того, наближення зазначених технічних засобів до місць, де виникає та використовується масова інформація, створює умови, за яких можна лише один раз зафіксовувати на машинному носії вірогідну первинну інформацію негайно після того, як виконана та чи та виробнича або господарська операція, а потім завдяки запису цієї інформації в розподілену базу даних усі користувачі можуть за потребою оперувати нею (разом з нормативно-плановою, довідковою та іншою умовно-постійною інформацією, занесеною завчасно до бази даних) як єдиною.
Збирання та надавання інформації при безпаперовій технології, в основу якої покладено діалог, — це не що інше як обмін показниками чи відомостями між користувачем і ПЕОМ, який не потребує значних інтелектуальних зусиль користувача, оскільки забезпечується, з одного боку, механізмом «меню» (підказкою), яка виводиться на екран, а з іншого — використанням загальної і функціональної клавіатури ПЕОМ, непроцедурних мов високого рівня, наявністю систем, які навчають або допомагають користувачам тощо.
З огляду на поширену практику обов’язкового документуван-ня первинної інформації при безпаперовій технології передбача-ється також і паралельне формування первинного документа на папері. Замість нього може бути складений накопичувальний до-кумент за певний період часу, наприклад, щоденна документо-
грама — опис введених для обробки облікових даних з підрахун-ком необхідних контрольних чисел та відповідними підписами. Цей накопичувальний документ буде юридичним підтверджен-ням операцій, виконаних при виробничій, господарській та іншій діяльності на цьому об’єкті. Формування цього документа й від-повідних показників, а також їх ввід у ПЕОМ і оперативний кон-троль відбуваються спільно.
Зауважимо, що контроль за правильністю вводу інформації в ПЕОМ виконує зоровим методом сам користувач на екрані ПЕ-ОМ у режимі активного діалогу, а також за допомогою різних видів заздалегідь передбаченого програмного контролю:
• на діапазон змін окремих реквізитів;
• відповідність реквізитів, які зберігаються в пам’яті ПЕОМ, введеним довідковим даним;
• допустимість символів, структури записів, які вводяться, і їх взаємна логічна відповідність;
• допустимість кореспонденції рахунків і т.ін.
Контроль вірогідності при передачі інформації з тих місць, де вона виникла і введена в ПЕОМ, до іншої ПЕОМ або ПЕОМ ви-щого рівня відбувається, як правило, за методом повторного пе-редавання та автоматичного зчитування даних у пам’яті ПЕОМ. Можливе застосування й інших відомих способів контролю.
Формування в такий спосіб записів облікової інформації у ри-тмі виробництва практично забезпечує постійну так звану балан-сову готовність. Це означає, що одночасно з вводом (і контролем) даних у ПЕОМ про ту чи ту операцію, яку вже виконано, можна, по-перше, відобразити ці дані (в необхідних групуваннях і в закінченому вигляді) як на екранах ПЕОМ різних користувачів, так і в документограмі, а по-друге, збалансувати чи порівняти прибутково-видаткові, дебетово-кредитові та інші виробничо-господар¬ські операції, виконувані на об’єкті управління.
Безпаперовий спосіб ведення накопичувальних даних повніс-тю забезпечує надійне зберігання інформації протягом тривалого часу завдяки розробленим методам захисту інформації в базі да-них від несанкціонованого чи випадкового доступу до неї з ме-тою змінити або зруйнувати відповідні дані.
Викладена методика збирання, обробки та зберігання інфор-мації при безпаперовій технології дає змогу:
• водночас фіксувати дані про ту чи іншу виконану операцію, а також здійснювати (разом з контрольною) облікову функцію з реєстрацією (документуванням), і тим самим складати відповідну інформаційну базу, що сприяє істотному зменшенню кількості інформаційних кроків;
• значно піднести оперативність одноразового збирання віро-гідної первинної інформації, а також обробки, зберігання й вико-ристання її не лише для бухгалтерського обліку, статистики та складання зведеної звітності (як це відбувається на практиці), а й для аналізу, вироблення та прийняття оперативних управлінських рішень;
• значно зменшувати паперові потоки документів за рахунок поєднання операцій фіксування та вводу даних у пам’ять ПЕОМ і видавання результатів обробки на екран;
• знижувати трудомісткість обліку та складання звітності;
• поєднувати працю оператора ПЕОМ і фахівця, тим самим іс-тотно підвищуючи продуктивність його праці;
• поліпшувати якість, посилювати контрольні та аналітичні функції обліку, підвищувати вірогідність і надійність єдиної ін-формації, яку використовують усі користувачі;
• об’єднувати на практиці три види обліку (бухгалтерський, статистичний і оперативно-технічний) у єдиний господарський облік на базі ПЕОМ та інформаційної техніки. Цей облік потре-бує акуратності й організованості, культури й сумлінності, висо-кої кваліфікації фахівця, а також високого порядку в зберіганні інформації, яка є на машинних носіях і т. ін.
Основу безпаперової інформаційної технології, у якій застосовуються ПЕОМ, становлять розподілені бази даних, системи обчислювальної та інформаційної техніки з мережами, відповідне програмне забезпечення, надійні комунікації, безпаперове (тобто екранне або на технічних носіях) надавання обробленої інформації користувачам. Користувачеві, який не є програмістом, надана змога прямого спілкування з ПЕОМ за допомогою діалогового режиму. Програмно-апаратні засоби (бази даних, експертні системи, бази знань тощо), якими забезпечується ПЕОМ, створюють зручність у роботі, дозволяють автоматизувати процес змінювання форми і місцезнаходження інформації. Сучасні методи індивідуального використання ПЕОМ не сприяють зростанню інформаційної продуктивності, проте дають змогу фахівцеві підвищи¬ти продуктивність праці завдяки збільшенню обсягів робіт, що їх він виконує індивідуально.
Тож безпаперова інформаційна технологія є не що інше, як сукупність автоматизованих процесів руху (каналами зв’язку) та обробки інформації тієї чи іншої предметної області (або їх суку-пності), що видається користувачеві на екран ПЕОМ. Для такої технології характерні:
• праця користувача на ПЕОМ у режимі маніпулювання (не-програмування) даними. Користувач діє через засоби вводу — клавіатуру, мишу, сканер — і бачить через засоби виводу — ек-ран і принтер, але не знає, як відбуваються ці процеси;
• прохідна (наскрізна) інформаційна підтримка на всіх етапах проходження інформації на основі інтегрованої бази даних, яка забезпечує єдину уніфіковану форму зображення, зберігання, пошуку, відображення, відновлення й захисту інформації;
• безпаперовий процес збирання первинної інформації, а також наступна обробка цієї інформації, при якому на папері фіксується (за потребою) лише остаточний варіант розрахунків у вигляді документа, а проміжні версії та необхідні дані записані на машинні носії і доводяться до відома користувача через екран ПЕОМ;
• інтерактивний (діалоговий) режим розв’язування задачі (одер¬жання необхідних показників) з широкими можливостями для користувача;
• можливість колективного виконання документів на основі об’єднаної каналами зв’язку групи ПЕОМ, які працюють в одно-му й тому самому режимі;
• можливість адаптивної перебудови форм і способу подання інформації у процесі розв’язування задачі або при віднаходженні потрібних показників.
Перевага зазначеного способу організації збору й обробки та передачі даних їх користувачам різних рівнів за безпаперовою інформаційною технологією порівняно з традиційним полягає ось у чому:
• вірогідна інформація про виробничо-господарські та інші процеси і явища надходить до ПЕОМ (АРМ) як у ритмі виробни-цтва (масова інформація), так і традиційними способами (нема-сові документи) і таким чином відображає в базі (базах) даних стан об’єкта управління чи окремої предметної області (відповід-ну інформаційну модель) на кожен даний момент і за будь-який проміжок часу;
• користувачі різних рівнів мають змогу одержувати вірогідну та об’єктивно необхідну для управління й інших цілей інформа-цію не лише в оперативному порядку згідно з регламентом, а й за запитом;
• інформація, що одноразово збирається в ритмі виробництва й надходить до єдиної бази (баз) даних, є єдиною (оскільки формується одноразово і з єдиних джерел) для всіх користувачів, які використовують її для виконання своїх посадових обов’язків. У такому разі реальним є те, що замість трьох видів обліку може бути застосований лише один — господарський;
• відсутні (в принципі) паперові носії даних, які призначені для користувачів різних рівнів, оскільки потрібні кожному кори-стувачеві дані цільовим порядком надходять на екран ПЕОМ, установлений на його робочому місці;
• на екран ПЕОМ надходить лише така інформація, яка об’єк-тивно потрібна для вироблення та прийняття конкретного управ-лінського рішення, і здебільшого — у вигляді відхилень, тоді як на паперові носії, що складаються традиційним способом, звичайно заносять усі показники, що повністю чи частково характеризують процеси й операції, які відбуваються на об’єкті управління;
• при складанні зведеної звітності дані друкуються не лише на паперовий носій, а й записуються на машинний носій, який потім передається за призначенням до зовнішньої організації вищого рівня. Наявність каналів зв’язку дає змогу записану на машинно-му носії інформацію передавати до цих організацій автоматично.
Безпаперова інформаційна технологія може бути впровадже-на на об’єкті управління, як показує практика, двома способами:
• у локальні інформаційні структури, що ґрунтуються на адап-тації нової інформаційної технології до діючої організаційної структури;
• докорінним удосконаленням діючої організаційної структури управління.
Перший спосіб упровадження безпаперової інформаційної технології приводить до локального вдосконалення методів збирання та обробки інформації, які застосовуються на об’єкті управління, і не змінює діючої організаційної структури управління. Оскільки комунікації розвинуті недостатньо, то раціоналізуються лише методи збору та обробки інформації на робочих місцях фахівців шляхом організації окремих автоматизованих робочих місць. У такому разі іноді відбувається розподіл обов’язків між оператором ПЕОМ (технічним працівником) і фахівцем. При цьому поєднуються операції зі збирання з операцією обробки первинної (іноді разом з умовно-постійною) інформації, а в ряді випадків — з функцією підготовки та прийняття управлінських рішень.
На деяких підприємствах і в організаціях упроваджене в такий спосіб автоматизоване збирання та обробка фактичної інформа-ції, яка використовується для бухгалтерського обліку, призводить до того, що ПЕОМ виконує функції АРМ фахівця.
Розробляється (у взаємозв’язку з обліком) і система автомати-зованої обробки нормативно-планової інформації при єдиній базі даних, використовуючи яку можна організувати й систему об’є-ктивного інформаційного забезпечення менеджменту на підпри-ємствах, які мають різне галузеве підпорядкування і належать до різних форм власності.
За другим способом упровадження безпаперової інформацій-ної технології вдосконалюється організаційна структура управ-ління таким чином, щоб ця технологія забезпечила якнайбільшу ефективність управлінню виробництвом. У такому разі відбува-ється розвиток комунікацій і розробляються нові інформаційні та організаційні взаємозв’язки, створюються комплекси взаємопо-в’язаних АРМ менеджерів і фахівців різних рівнів, упроваджу-ються розподілені бази даних. За такого способу продуктивність організаційної структури управління зростає за рахунок раціона-льного розподілу обробки інформації; знижуються обсяги інфор-маційних потоків каналами зв’язку, оброблена інформація на-ближається до користувачів різних рівнів, відбувається збирання й обробка первинної інформації в ритмі виробництва, причому ця інформація передається відповідним користувачам у такому самому ритмі.
Отже, перший спосіб упровадження цієї інформаційної техно-логії орієнтований на діючу організаційну структуру управління. При цьому ступінь ризику від упровадження цієї технології зво-диться до мінімуму, оскільки відповідні витрати незначні, а орга-нізаційна структура лишається без змін. Другий спосіб спрямова-ний на принципове змінювання організаційної структури управ-ління в напрямку її вдосконалення. Проте при обох способах принципово змінюються методи використання обчислювальної та інформаційної техніки: замість централізованого впроваджу-ється децентралізований збір, первинна обробка й зберігання ін-формації, тобто ці процеси наближаються насамперед до місць, де виникає і використовується масова первинна інформація. На практиці і в літературі ці методи використання дістали назву роз-поділених баз даних та обчислювальних систем, у яких поряд з централізованою обробкою інформації на великих і середніх ЕОМ застосовується децентралізована, тобто розосереджена (розподілена) обробка інформації з використанням ПЕОМ.
Тож безпаперова інформаційна технологія може бути вельми ефективною, якщо вона застосовується в системі автоматизова-ного збирання й обробки інформації, в якій передовсім інформа-ція про типові і масові процеси та операції автоматизовано зби-рається в ритмі виробництва. В цьому разі така система складає основну передумову організації об’єктивного інформаційного за-безпечення менеджменту.
|